Overdrachtsrapporten zijn een basishulpmiddel dat door een vertrekkende werknemer wordt gebruikt om nieuw werk van nieuw werk te informeren en wat er moet gebeuren om een naadloze overgang van werknemers te garanderen. Dit type rapport kan op verschillende manieren worden gebruikt. Het kan informatie bevatten voor een eenvoudige ploegwisseling of voor een vaste vervangende medewerker. Het rapport moet alle essentiële informatie bevatten die de persoon die het overneemt, moet kennen om ervoor te zorgen dat er geen onnodige en onvoorziene problemen ontstaan nadat u uw functie hebt verlaten.
Een rapport over de overhandiging van werknemers voorbereiden
Maak voordat u begint met het samenstellen van uw overdrachtsbrief een lijst met alle informatie die de inkomende werknemer moet weten. Overweeg dagelijks wat u doet en wat u wekelijks, maandelijks of jaarlijks doet. Neem andere informatie op dan uw basisverantwoordelijkheden en taken, zoals belangrijke contacten, protocol, commandostructuur, wachtwoorden, sleutels, belangrijke data, trainingsprogramma's en andere jobspecifieke informatie.
Denk na over deadlines en prioriteiten
Als je denkt dat je lijst compleet is, begin dan met het opsplitsen van de lijst op basis van prioriteiten, frequentie, soort informatie en volgorde. Maak een lijst van de lopende projecten, de data of tijdstippen waarop ze zijn begonnen, hoe ze moeten evolueren en hun verwachte voltooiingsdatum of -tijd. De inkomende werknemer moet weten welke taken hij na de overdracht nodig heeft om prioriteiten te stellen.
Begin met belangrijke doelstellingen
Begin met het schrijven van een samenvatting van doelen voor de functie - die van u en die van het bedrijf - zodat uw vervanger weet waar deze moet beginnen. Wat volgt, hangt af van het doel van het rapport. Voor een overdrachtsverwisselingsrapport, bijvoorbeeld, begin je met wat is gestart in je dienst en moet het door de volgende worden voltooid. Merk ook op voltooide taken, zodat de inkomende ploeg niet hetzelfde is als wat u deed. Geef voor een nieuwe, vaste medewerker een lijst met zowel de korte- als de langetermijnprojecten waaraan u momenteel werkt, evenals opmerkelijke projecten die u in het verleden hebt voltooid. Vermeld alle datums en deadlines die de nieuwe persoon moet weten.
Voeg tips en bronnen toe
Het is ook nuttig om tips op te nemen voor het succesvol voltooien van de taken die bij de hand zijn. U kunt bijvoorbeeld een gedetailleerde map maken met de locatie van taakspecifieke documenten en items voor uw vervanging, naast de contactgegevens van personen die relevant zijn voor de taak die u moet uitvoeren. Voeg zo mogelijk manieren toe om de productiviteit en werkprestaties te verbeteren. Dit zal uw vervanger de tools geven om verder te gaan met wat u bent begonnen zonder een onderbreking in de stroom van het proces en verhoogt de kans op een succesvol resultaat.
Gebruik een sjabloon
Om het proces van het overmaken van een werknemersoverdrachtsrapport te vereenvoudigen, maakt u uw rapport met behulp van een kantoorcomputerprogramma. Gebruik een bestaande handover-rapportsjabloon of maak uw eigen sjabloon op basis van specifieke items voor de taak. Typ 'handover-rapportsjabloon' in een zoekmachine moet veel voorbeelden opleveren. En vergeet niet om het overdrachtrapport opnieuw te lezen voordat u uw functie verlaat om ervoor te zorgen dat alle relevante informatie beschikbaar is voor de nieuwe werknemer.
