Een werkingsbudget dient als een routekaart voor bedrijven om hun financiële plannen voor het komende jaar op te stellen. Het omvat zowel inkomsten als uitgaven, wordt meestal gepresenteerd in de vorm van een inkomstenoverzicht en biedt een waardevolle manier voor het bedrijf om financiële doelstellingen en doelen te documenteren voor activiteiten die het in de toekomst wil bereiken.
Als bedrijfseigenaar zou u een budget nodig kunnen hebben om de financiële beslissingen van uw bedrijf te begeleiden en te ondersteunen. Er zijn verschillende budgettypen, afhankelijk van het soort uitgaven dat u plant en veel bedrijven gebruiken elk jaar versies zoals een divisiebudget, budget per kostenplaats, top-down of bottom-up budget om hun doelen te documenteren voor de volgende 12 maanden.
Wat is een operationele begroting?
Een werkingsbudget is een geprojecteerd overzicht van aanstaande operationele inkomsten en uitgaven voor een bedrijf. Het omvat niet de kosten voor kapitaalaankopen of investeringen, zoals de kosten om een magazijn te bouwen. Operationele budgetten worden doorgaans maandelijks of driemaandelijks samengesteld en bestrijken een periode van een jaar.
De kosten omvatten de kostprijs van de omzet (de directe kosten om een product te produceren) en de bedrijfskosten gerelateerd aan de verkoopactiviteiten en de algemene en administratieve activiteiten van het bedrijf. Afhankelijk van het detailniveau kan een exploitatiebudget ook de verwachte afschrijvingen, interestkosten en belastingkosten voor het komende jaar omvatten.
Een werkingsbudget wordt vaak samengesteld met uitgaven op een regel per regel, zodat het bij de planning van het budget per item kan worden verfijnd. Als een bedrijf bijvoorbeeld weet dat het de eerste drie maanden van het jaar een consultant betaalt, helpt het om dit regelitemdetail in de begroting op te nemen, zodat de kosten voor de rest van de begroting uit het budget kunnen worden verwijderd. jaar. Of, als het bedrijf weet dat de huur in juni zal stijgen, kan het dit ook in het detailbudget van het regelitem opnemen.
Grotere bedrijven met veel afdelingen of andere entiteiten stellen vaak afzonderlijke bedrijfsbudgetten samen voor elke bedrijfseenheid en consolideren deze vervolgens in één hoofdbudget op hoofdniveau voor het bedrijf als geheel.
Wat zijn de verschillende soorten begrotingen?
Bedrijven gebruiken verschillende soorten budgetten om verschillende redenen en elk van de vier hoofdtypen of methoden werkt voor verschillende situaties.
- Incrementele budgettering: Mogelijk de meest gebruikte, recht toe recht aan budgetteringsmethode. Men neemt gewoon de werkelijke aantallen van het bedrijf van vorig jaar en verhoogt of verlaagt ze met een bepaald percentage. Een bedrijf kan bijvoorbeeld een omzetstijging van 10 procent voor zijn best verkopende product en een daling van 5 procent van de uitgaven voor ongebruikte kantoorruimte ramen. Dit is een gebruikelijke methode vanwege het gemak, maar de neiging heeft om invloeden van buitenaf, zoals inflatie, te negeren. Bovendien kunnen managers de kostengroei schatten op een hoger percentage om het uiterlijk te geven dat ze altijd binnen het budget vallen. Deze budgetteringsmethode kan managers ontmoedigen om inspanningen te leveren om kosten te besparen of de efficiëntie te verhogen.
- Op activiteiten gebaseerd budget: Een type top-down budget met outputdoelen zoals een doel van $ 150 miljoen aan omzet. Top-down budgetten zijn managers op hoog niveau die een budget op hoog niveau formuleren op basis van hun doelstellingen. Dit budget wordt aan afdelingsmanagers gegeven om de activiteiten te bepalen die nodig zijn om dit doel te bereiken en de kosten van het doen van die activiteiten.
- Waardepropositiebudget: Dit soort budget vereist meer aandacht en het gaat erom de vraag te stellen of elk item in het budget waarde creëert voor klanten, medewerkers en andere belanghebbenden van het bedrijf.
- Op nul gebaseerde budgettering: Dit type budget gaat ervan uit dat elke afdeling begint met nulbudget en dat elke gebudgetteerde uitgave moet worden gemotiveerd voordat deze wordt toegevoegd. Hoewel dit soort budgettering tijdrovend is, werkt het voor bedrijven die hun activiteiten financieel moeten herstructureren of anderszins zeer strenge controle over de uitgaven moeten uitoefenen. Dit type budgettering is effectiever voor discretionaire kosten dan voor de belangrijkste operationele kosten die ervoor zorgen dat het bedrijf blijft draaien.
Waarom u een operationele begroting nodig heeft
Bedrijven moeten in staat zijn om in contact te blijven met de huidige financiële staat van het bedrijf om succesvol te zijn, en om te plannen wat ze in de komende maanden verwachten, zodat ze kunnen plannen voor de inkomsten en uitgaven van het komende jaar. Een werkingsbudget is belangrijk omdat het het management een manier geeft om zijn financiële doelen en doelen voor de komende 12 maanden vast te leggen en te communiceren, en het kan worden gebruikt om medewerkers en management verantwoording te laten afleggen aan die doelen. Het is niet ongebruikelijk voor bedrijven om een schema op te stellen dat het budget vergelijkt met de werkelijke financiële resultaten elke maand, of ten minste elk kwartaal, om te zien hoe de werkelijke prestaties van het bedrijf volgen met de gebudgetteerde doelstellingen.
Het operationele budget en het planningsproces bieden bedrijven ook de mogelijkheid om voorbereid te zijn in het geval van onvoorziene omstandigheden. Een bedrijf kan bijvoorbeeld zijn omzet- en onkostendoelen vaststellen en plannen zodat het voldoende winstgevend is om geld in een slush-fonds te stoppen. Het fonds kan worden gebruikt in het geval van een economische neergang, het verlies van een grote leverancier, het verlies van een frequente klant of een andere zakelijke kwestie die de kasstroom van het bedrijf op een negatieve manier zou kunnen beïnvloeden.
Het creëren van een effectief budget is deels kunst en deels wetenschap. Als eigenaar van een bedrijf moet u erachter komen waar u de balk kunt plaatsen in termen van het maken van een budget dat het soort prestaties weergeeft waar uw team toe in staat is, terwijl u ook nadenkt over wat uw bedrijf moet doen om in lijn te blijven met versla zijn concurrenten en concurrenten en excelleer op zijn markt. Het is belangrijk om de budgetdoelen zo hoog in te stellen dat de markt en eventuele investeerders uw bedrijf zien als een leider en een uitvoerder, maar houden de doelen op een realistisch niveau dat u geen negatieve perceptie creëert door de doelen te missen.
Budgetvoorbeelden
Bedrijven kiezen ervoor om budgetten op verschillende manieren samen te stellen, afhankelijk van de grootte, structuur, soort bedrijf en andere overwegingen van het bedrijf. U kunt bijvoorbeeld besluiten om een budget per afdeling samen te stellen, met categorieën zoals CEO, financiën, faciliteiten of IT. Elk van deze secties zal dezelfde componenten hebben, zoals salarisadministratie, juridische kosten, computeruitgaven en kantoorkosten.
Sommige bedrijven bereiden hun budget voor op kostenplaatsen. Een kostenplaats is een afdeling in plaats van een afdeling. In een productiebedrijf kan het een fabricageafdeling of onderhoudsafdeling zijn. Deze afdelingen zijn verantwoordelijk voor de directe bedrijfskosten en hebben geen betrokkenheid of controle over het verkoop- of inkomstengenererende deel van het bedrijf. Voor dit type budget is het moeilijk om de winst van elke kostenplaats te berekenen, omdat hiervoor inkomsten en overheadkosten moeten worden toegewezen, zoals huur.
Een ander voorbeeld van een begroting is de methode van top-down budgettering. Dit proces voor het formuleren van een begroting houdt in dat het management doelen en doelen stelt voor het bedrijf aan de top en vervolgens die doelen en doelen naar de divisiemanagers van het bedrijf drijft. De budgettaire doelstellingen worden bepaald door het management en de afdelingen moeten een manier vinden om hun afzonderlijke budgetten te structureren om te voldoen aan de doelen en streefdoelen van senior executives.
Dit type budgettering heeft als nadeel dat het mid-level en lager management in de divisies geen eigenaar zijn van het budget omdat het niet door hen is gecreëerd en aan hen is opgelegd. Sommigen zijn van mening dat top-down budgettering niet zo effectief is omdat het management vaak wordt losgekoppeld van de details van wat er gebeurt in het veld en met de dagelijkse operationele behoeften van het bedrijf.
Bottom-up budgetteren is het tegenovergestelde van een top-down budget, en het begint bij de mensen in het veld. Elke afdeling is verantwoordelijk voor het formuleren van een eigen budget en het personeel dat betrokken is bij de dagelijkse activiteiten is doorgaans het meest bekend met alle regelitems op de departementale budgetten. Om deze reden zijn bottom-up budgetten meer gedetailleerd en in veel gevallen nauwkeuriger dan top-down budgetten. Het budget is echter nog steeds gebaseerd op doelen, dus zelfs met de extra details kan het heel anders zijn dan de werkelijke resultaten van het bedrijf.
Budgettaire uitdagingen: zandzak of stretch?
Budgetteren is niet zo eenvoudig als alleen maar het toevoegen van een groeipercentage of -vermindering aan inkomsten en uitgaven en vervolgens een kopie plakken voor elk van de 12 maanden voor het komende jaar. Vooral wanneer het budget wordt samengesteld door mensen buiten het veld, kan een dilemma ontstaan. Misschien moet het team een budget samenstellen dat streefdoelen omvat, die erg optimistisch zijn maar mogelijk moeilijk te bereiken zijn. Of misschien moet het team een budget samenstellen dat sandbagged is, wat betekent dat de doelen gemakkelijker te bereiken zijn.
Dit is een bijzonder lastige kwestie wanneer werknemers weten dat hun bonussen gebonden zijn aan hun prestaties ten opzichte van het budget, en dat ze de ethiek van het management kunnen testen, vooral als een zandzakkende begroting ertoe leidt dat het bedrijf slechter presteert dan zijn concurrenten of concurrenten, alles in de naam van werknemers die hun bonussen verzekeren.
Elke aanpak heeft zijn potentiële problemen. Hoewel er iets te zeggen valt voor onderbelovende en overbevoorraden, kan het stellen van stretchdoelen mensen en teams buiten hun comfortzones brengen om eerder onverwachte of onbereikbare, positieve resultaten te bereiken.
Als de budgetdoelen te schandalig zijn, zullen werknemers het budget gaan negeren of de mentaliteit van vraagleiders onderzoeken, en het vermogen van het personeel om de capaciteiten van het personeel nauwkeurig te beoordelen. Bovendien, als het inkomstenbudget is vastgesteld op een niveau dat niet haalbaar is en bedrijfskosten zoals personeel en salarissen voor extra personeel overeenkomen met de opgeblazen verkoop, zou het bedrijf mogelijk teveel geld uitgeven aan onderbenutte bronnen.
Kapitaalbegrotingen en -prognoses
Het kapitaalbudget van een bedrijf kan interageren met het werkingsbudget, maar het is een volledig aparte pot met geld. Het kapitaalbudget geeft de plannen en bijbehorende inkomsten en uitgaven weer voor grote of dure projecten, zoals het kopen van nieuwe productieapparatuur, het bouwen van een nieuw magazijn of het investeren in, en het lanceren van een nieuw product. Het kapitaalbudget wordt vaak ook per project gedaan en kan financieel worden gemodelleerd als een Netto contante waarde of NPV-berekening, of een Internal Rate of Return of IRR-berekening.
Beide methoden worden vaak gebruikt en bieden het management een manier om de levensvatbaarheid van een project te beoordelen, de hoeveelheid cashflow die het product kan genereren te schatten, het rendement op de investering te bepalen en een beslissing te nemen over het al dan niet om het project te nemen. Een bedrijf kan twee of drie verschillende scenario's van een NPV- of IRR-berekening uitvoeren met verschillende aannames om te bepalen welke de meeste winst voor het bedrijf zou kunnen genereren.
Veel bedrijven stellen ook een prognose samen met hun werkingsbudget. Hoewel het dubbel lijkt, vertegenwoordigt het budget wat het bedrijf wil bereiken, zoals een bepaalde procentuele toename van de omzet voor het jaar, een zekere daling van de kosten of een bepaald aantal extra personeel dat wordt ingehuurd.
De prognose vertegenwoordigt daarentegen een idee dat dichter bij de financiële realiteit staat. Het bedrijf maakt een prognose aan het begin van het jaar en het kan in januari sterk op het budget lijken. Als de echte resultaten binnenkomen, zal het bedrijf de prognose bijwerken op basis van wat er echt gebeurt, wat al dan niet op het budget lijkt. De voorspelling biedt het management een hulpmiddel om op korte termijn te plannen en om de inspanningen om te buigen als het bedrijf er naar uit ziet dat het zijn budgetdoelstellingen voor inkomsten of uitgaven misschien niet haalt.
