Een bedrijfsmemorandum of memo is een van de eenvoudigste manieren om collega's en personeelsleden te informeren over een aanstaande vergadering. Een effectieve kennisgeving van vergadering zal de basisvergaderingsinformatie op een duidelijke, beknopte en professionele manier verschaffen.
Relevante informatie
- Volg een algemeen vierpuntsformaat voor de kop, die moet bevatten Naar, Van, Datum en Onderwerpen in de circulaire voor uw personeelsbijeenkomst _._ Het veld "Aan" moet iedereen omvatten die is uitgenodigd voor de vergadering. "Van" vermeldt uw naam en functie. Datum de kennisgeving op de dag dat deze wordt verspreid. Schrijf op waar het memo over gaat in het veld "Onderwerp", zoals "Managersvergadering op 15 augustus 2019."
- Vermeld het doel van de vergadering in de openingsparagraaf samen met alle elementaire relevante informatie, inclusief de tijd en locatie. Bijvoorbeeld: "Het doel van de vergadering is om het herziene incentiveplan voor werknemers te bespreken. De vergadering begint om 15.00 uur in de grote vergaderruimte en duren een uur. Alle managers en supervisors zijn verplicht aanwezig te zijn. "
- Geef een samenvatting van wat wordt gedekt tijdens de vergadering in de memo. Bewaar de informatie, indien mogelijk; laat de details die moeten worden besproken op de eigenlijke vergadering. Bijvoorbeeld: "Als gevolg van uw feedback zal het bedrijf op 1 september 2019 het herziene incentiveplan voor werknemers implementeren. Het nieuwe plan zal verkoopteams belonen, in plaats van alleen individuen wanneer zij hun maandelijkse en driemaandelijkse doelen halen. We erkennen het voordeel van onze verkoopmedewerkers die in teams werken en hopen deze trend te stimuleren met financiële prikkels. "
Tips
-
Alle informatie in de kennisgeving moet relevant zijn voor de vergadering. Vermijd het opnemen van informatie die betrekking heeft op bedrijfsgerelateerde problemen die niet op de vergadering zullen worden besproken.
Vóór de vergadering
- Waarschuw de ontvangers van het bericht als ze zich moeten voorbereiden op welke manier dan ook of materiaal lezen voordat u de vergadering bijwoont. Een voorbeeld kan zijn: "Aan het eind van de dag ontvangt u per e-mail een e-mail met het herziene incentiveplan en -beleid. Controleer de documenten van tevoren, zodat u bereid bent om de inhoud te bespreken en om opheldering te vragen waar dit nodig is."
- Vertel genodigden wanneer de vergaderagenda wordt verspreid. Bijvoorbeeld: "Ik zal de agenda ten minste 24 uur voorafgaand aan de vergadering via e-mail verspreiden. Raadpleeg de agenda na ontvangst."
- Vraag genodigden om je meteen op de hoogte te stellen als ze de vergadering niet kunnen bijwonen, zodat u een tijd kunt plannen om de informatie met hen te bekijken. Zelfs als u een verplichte vergadermemo verstuurt, kunnen sommige werknemers of genodigden op vakantie of buitenshuis zijn tijdens een werkgerelateerde reis.
Tips
-
Laat genodigden weten of u bereid bent om van tevoren vragen over het vergaderonderwerp te beantwoorden of dat alle verduidelijkingen tijdens de vergadering moeten worden behandeld. Vermeld een telefoonnummer of e-mailadres voor contactpersonen als u van tevoren vragen gaat stellen.
