Volledige naleving van de statuten van uw onderneming betekent dat u vergaderingen van de raad van bestuur moet houden zoals die wetten voorschrijven. Leden hebben wel controle over de acties die het bestuur op deze bijeenkomsten neemt, maar ze hebben veel minder te zeggen over hoe de vergaderingen verlopen. Notulen van de vergaderingen, door rechtbanken geïnterpreteerd als juridische documenten, zijn zo belangrijk dat, zoals business consultant Carter McNamara het stelt: "… als het niet in de notulen staat, is het niet gebeurd."
Ontdek wat er gebeurt tijdens een typische vergadering van de raad van bestuur door een voorbeeldagenda te bekijken bij Management Help. Pas deze agenda aan de cultuur en het doel van uw bedrijf aan. (Http://managementhelp.org/boards/minutes.htm)
Stel iemand aan, meestal de secretaris van het bestuur, om notulen van de vergadering te maken. Minuten moeten de door McNamara aanbevolen informatie bevatten: bedrijfsnaam, datum en tijdstip van de vergadering, wie de vergadering heeft geroepen om te bestellen, aanwezigen, de gemaakte moties, belangenconflicten die een deelnemer verhinderen om te stemmen, onthouding van stemming en de redenen die zijn gegeven, wanneer de vergadering beëindigd en wie de notulen heeft opgesteld.
Bepaal of een quorum - het minste aantal leden dat nodig is om actie te ondernemen - aanwezig is. Zoals de Chicago Lawyers 'Commissie voor Civil Rights Under the Law Handbook suggereert, controleer de statuten om erachter te komen hoeveel leden nodig zijn voor een quorum. In de meeste bedrijven is een gewone meerderheid voldoende. Een bestuur met tien leden zou bijvoorbeeld een quorum hebben als er zes aanwezig waren.
Laat de bestuursvoorzitter de vergadering bellen om te bestellen, zoals in de voorbeeldnotulen van Management Help. De secretaris moet aanwezig zijn door de namen van de bestuursleden op te roepen die hardop reageren als ze aanwezig zijn.
Vraag of de bestuursleden de notulen van de vorige vergadering hebben beoordeeld en of er wijzigingen zijn voorgesteld. Vraag vervolgens aan andere leden of zij het eens zijn met de wijzigingen. Let op instemming en meningsverschillen. Stem vervolgens af of de wijzigingen moeten worden doorgevoerd. Als de meerderheid van stemmen ja is, maakt u bekend dat de wijzigingen op de volgende vergadering ter goedkeuring zullen worden voorgelegd aan alle leden.
Vraag de commissievoorzitters verslag uit te brengen over de gebeurtenissen sinds de laatste vergadering. Let op hoe de voorbeeldnotulen van McNamara verwijzen naar leden die vergaderingen of evenementen beschrijven die ze hebben bijgewoond.
Stem op de beslissingen van de bestuursleden om een taak te volbrengen. Voorbeelden van moties zijn het inhuren van een consultant om subsidies te schrijven, checklists en financiële overzichten goed te keuren en zelfs geschenken te sturen naar werknemers die ziek zijn.
Laat de bestuursleden 'nieuwe zaken' of aankomende evenementen melden. Zijn ze aanwezig op conferenties waar andere aanwezigen van op de hoogte moeten zijn? Of vragen ze advies over een bepaald probleem?
Verblijf de vergadering en kondig de tijd aan waarop deze werd onderbroken. Geef de datum, het tijdstip en de locatie van de volgende vergadering op. Geef aan of het bord zal blijven vergaderen in een "leidinggevende" sessie waar niet-bestuursleden niet zijn toegestaan.
