Of het nu voor een condominium-associatie of een multinational is, de notulen vormen de wettelijke basis voor eventuele acties van de groep. Kredieten, beleid, aankopen - elke activiteit van het bedrijf, zonder winstoogmerk of winstoogmerk - moeten in minuten worden vastgelegd. Sommige organisaties zijn meer informeel dan anderen - je zou waarschijnlijk geen buurman horen bewegen om een motie op tafel te leggen in een kerkcomité - maar ze moeten allemaal werken volgens beslissingen van hun bestuursorganen. Notulen geven bewijs van die acties en bepalen hun bedoeling.
Wees voorbereid
Vooruit plannen. Verzamel de agenda en een lijst met leden of deelnemers aan de vergadering vóór de vergadering. Als uw groep gewoonlijk niet met een agenda werkt, moedig deze dan aan om dit te doen om de focus te behouden. Ontdek hoeveel leden er nodig zijn om zaken te doen, zodat u indien nodig een aanwezigheidsquorum in de notulen kunt noteren.
Maak een sjabloon om te gebruiken voor uw aantekeningen. Neem spaties op voor datum, tijd en locatie en een checklist met leden om deelnemers en afwezigheden af te vinken. Als de vergadering een openbare inbreng inhoudt, neem dan regels op voor namen en de problemen voor elk adres. Verschillende websites zoals Meetingtemplates.com bieden gratis sjablonen voor verschillende soorten vergaderingen.
Vul de datum, tijd, plaats, aanwezigen en quoruminformatie in tijdens de vergadering. Let op wie de vergadering heeft gebeld en hoe laat het is. Vraag indien mogelijk leden van het publiek om hun namen te registreren, zodat u niet hoeft te vragen hoe u ze moet spellen. In grote lidmaatschapsgroepen, circuleer een aanmeldingsformulier om uw aanwezigheidslijst te controleren.
Voer nauwkeurig uit
Leg elk probleem vast en neem elke actie die u onderneemt op. Vermeld altijd de naam van het lid dat de beweging heeft gemaakt. De eerste motie is over het algemeen om de notulen van een vorige vergadering te aanvaarden, gevolgd door eventuele commissieverslagen. Aanbevelingen opnemen en alle acties die worden ondernomen. Behoud schriftelijke commissie rapporten om op te nemen met de laatste minuten. Probeer de discussies niet samen te vatten.
Let op de namen van degenen die acties introduceren, verplaatsen of anderszins verdedigen, samen met een nauwkeurige herformulering van elke beweging. Veel organisaties registreren ook de persoon die de beweging secondenzet. Aarzel niet om een herformulering of verduidelijking te vragen - dit officiële verslag bindt de groep aan specifieke actie.
Neem stemmen op volgens het systeem van uw organisatie. Je hebt minstens een telling van stemmen nodig. Sommige groepen voegen ook namen toe en leggen vast hoe elk individu heeft gestemd.
Noteer de tijd en de methode van verdaging. Onderteken uw naam als secretaris-minuut-keeper.
Follow Through
Noteer onmiddellijk notulen, terwijl de vergadering vers in uw mening is. Breng ze binnen een dag of twee naar de leider voor goedkeuring, samen met een lijst met rapporten of exposities.
Stuur notulen naar leden en deelnemers die ze hebben aangevraagd per e-mail, First Class e-mail, een gedeelde app zoals Microsoft OneNote of een cloud-programma zoals Google Drive.
Maak een officieel exemplaar en voeg originele rapporten en exposities bij voor het permanente record.
Tips
-
Probeer een sjabloon te perfectioneren voor de behoeften van uw organisatie in plaats van te proberen uw vergadernotities aan te passen aan een abstract sjabloon. Veel zakelijke sjablonen zijn te informeel voor organisatorische of openbare vergaderingen.
Stimuleer het gebruik van Robert's Rules of Order in uw organisatie. Het is een veelgebruikt formaat dat kan worden aangepast aan formele en informele vergaderingen.
