Het proefsaldo is een lijst met debet- en creditsaldi in de grootboekrekeningen van een bedrijf op een bepaalde datum. De debet- en creditzijde van het proefsaldo moeten gelijk zijn om aan te geven dat het onderhoud van de grootboekrekeningen onder het systeem met dubbele invoer juist is. Daarom is het een maat voor de juistheid van de rekeningen van een entiteit. Het in evenwicht brengen van debet- en tegoeden houdt echter niet noodzakelijkerwijs in dat de jaarrekening geen materiële fouten bevat. Dit komt omdat sommige items in de financiële overzichten mogelijk niet zijn opgenomen in de grootboekrekeningen, een fout die bekend staat als de fout van weglating.
Balancering van boeken
De eindsaldi van alle rekeningen van een entiteit voor een bepaalde financiële periode zijn samengevat in de proefbalans. Om ervoor te zorgen dat de saldi van de verschillende zakelijke accounts correct zijn, moeten de debet- en credit-totalen gelijk zijn. Als dit niet het geval is, zijn sommige van de afzonderlijke accounts onjuist en moet u daarom aanpassingen aanbrengen om deze anomalie aan te pakken.
Identificeer fouten
Fouten kunnen worden gemaakt bij het opstellen van boekhoudingen. Medewerkers die de accounts voorbereiden, kunnen bijvoorbeeld fouten maken bij het toevoegen van de vermeldingen. Verschillende fouten kunnen worden gemaakt bij het opstellen van de boekhouding, zoals fouten bij weglating en commissie. De proefbalans detecteert echter voornamelijk rekenkundige fouten. Als de debet- en creditzijde van het proefsaldo niet overeenstemmen, betekent dit dat er fouten in de boekhouding voorkomen.
Nauwkeurigheid
Het belangrijkste doel van het voorbereiden van een proefbalans is om ervoor te zorgen dat het boekhoudsysteem wiskundig correct is. Voorafgaand aan het opstellen van de definitieve rekeningen aan het einde van een boekhoudperiode, wordt een proefbalans voorbereid om rekenkundige fouten op te sporen. Het proefsaldo zorgt ervoor dat alle boekingen in de grootboekrekeningen niet in strijd zijn met de regels voor dubbel boekhouden.
Eindrekeningen voorbereiden
Voorbereiding van de definitieve rekeningen, resultatenrekeningen en balansen is de laatste fase van de financiële rapportage. Overboeking van saldi van de grootboekrekeningen naar de proefbalans vindt plaats aan het einde van de boekhoudperiode. De resultatenrekening en de balans worden vervolgens opgesteld met behulp van de rekeningsaldi die in de proefbalans zijn vermeld.
Hulpmiddelen ter vergelijking
Omdat een proefbalans een samenvatting is van alle grootboekrekeningen in een boekhoudperiode, is het een effectief vergelijkingshulpmiddel. Het is eenvoudig om saldi van de huidige periode te vergelijken met die van voorgaande perioden. Het handmatig verzamelen van gegevens uit de grootboekrekening voor vergelijkingsdoelen vergt meer tijd in vergelijking met wanneer een proefbalans wordt gebruikt.
