De notulen van de kerkvergaderingen geven het officiële, juridische verslag van de acties van het bestuur of de commissie. Ze zijn intern van belang voor de historische nauwkeurigheid en worden ook gebruikt door externe partijen; bijvoorbeeld door instellingen te lenen om vast te stellen dat de kerk een bouwproject heeft goedgekeurd voordat ze er een lening voor krijgen. auditors en de IRS kijken ook naar de notulen als bewijs dat bepaalde financiële transacties zijn geautoriseerd. In de meeste organisaties neemt de secretaris of opnamesecretaris de notulen.
Inhoud
Hoewel de specifieke inhoud per commissie verschilt, bevatten de notulen voor alle kerkelijke organisaties in het algemeen:
- Gegevens van de vergadering, zoals tijd, datum, plaats, die aanwezig waren en die voorzitten.
- Of de vergadering regelmatig wordt gepland of een speciale vergadering en, indien speciaal, wie de vergadering heeft bijeengeroepen en met welk doel: een kopie van de vergaderingbevestiging bijvoegen.
- Bestelde record van wat er tijdens de vergadering gebeurde.
- Onderbreking en tijd.
- Handtekening van de secretaris en, zodra de notulen zijn goedgekeurd, de voorzitter.
Een van de meest uitdagende aspecten van het nemen van notities is om te bepalen hoeveel details moeten worden vastgelegd. De Mennonite Brethren Historical Commission stelt voor om de hoofdpunten vast te leggen van de discussies die leiden tot beslissingen, evenals de overwogen alternatieven en een samenvatting waarom de commissie één alternatief koos voor de andere. De Evangelische Raad voor Financiële Verantwoordelijkheid suggereert dat het bestuur beleid vaststelt over details die consistent zijn, ongeacht de individuele secretaris. Het suggereert voldoende details te vermelden om aan te tonen dat het bord verstandig was, maar niet zozeer dat de notulen als een roman gelezen werden.
De notulen nemen
Vraag voordat de vergadering begint een exemplaar van de agenda. Naarmate de vergadering vordert, gedetailleerde aantekeningen maken met betrekking tot het voldoen aan bijzonderheden, bestuursrapporten, discussies en acties terwijl het bord door elk item van de agenda heengaat. Neem bewegingen, resoluties en beslissingen letterlijk op, maar vat de discussies samen. Zorg ervoor dat u de naam opneemt van elke persoon die een beweging maakt of die actie initieert en eventuele belangenconflicten vermeldt. Zodra de vergadering is voltooid, transcribeert en condenseert u uw notities om de juiste details op te nemen en ze in het juiste formaat te plaatsen, te beginnen met de vergaderinggegevens, en vervolgens in volgorde van de agenda te werk te gaan.
Behoud van de notulen
Nadat u de conceptnotulen hebt voltooid, circuleert u het document naar leden. De notulen die u voor deze vergadering hebt geschreven, worden tijdens de volgende vergadering goedgekeurd, met of zonder correcties. Nadat de minuten zijn goedgekeurd, bereidt u een laatste exemplaar voor, ondertekent u het document en vraagt u de voorzitter om het ook te ondertekenen. Bewaar de minuten chronologisch in een losbladig minuutboek, samen met de agenda van de vergadering. Dat losbladige boek zou ook een inhoudsopgave moeten bevatten en kopieën van de kerkelijke statuten en statuten. Op een bepaald moment, misschien jaarlijks, kunnen minuten professioneel gebonden zijn.
