Notulen van personeelsvergaderingen geven een schriftelijk overzicht van de genomen beslissingen, besproken kwesties, genomen stemmen, gegeven opdrachten en andere aangelegenheden die van invloed zijn op het personeel. Het is belangrijk om de details van de vergadering vast te leggen, evenals de essentie van de discussies. U hoeft niet elk woord dat tijdens de vergadering wordt gesproken op te nemen, maar u moet de deelnemers wel een nauwkeurig verslag van de vergadering kunnen geven.
Items die je nodig hebt
-
Hulpmiddelen voor het maken van aantekeningen
-
opnemer
Bereid je voor op de vergadering door in de kamer te kijken waar je moet zitten om het beste uitkijkpunt te krijgen en om stopcontacten te vinden als je ze nodig hebt. Bekijk de vorige minuten om jezelf op de hoogte te houden van hoe minuten in het verleden werden geregistreerd.
Download een exemplaar van de agenda om de notulen op onderwerp te ordenen. Vraag een lijst met de uitgenodigde deelnemers en verifieer de deelnemers door hen te vragen in te loggen wanneer ze de vergadering bezoeken.
Noteer de datum en tijd waarop de vergadering plaatsvond. Schrijf elke beweging zoals deze werd gepresenteerd, woord voor woord. Noteer de genomen stemmen en het aantal gestemd voor, tegen en onthouden. Voeg de naam van de bewegingsmaker toe en wie de beweging secondenzet.
Gebruik opsommingstekens om belangrijke discussiethema's te markeren, zoals budgetten, verkiezingen of de planning van bedrijfsevenementen. Let op de voor- en nadelen die naar voren zijn gebracht tijdens de discussie en die elke uitspraak hebben gedaan. Sluit elk discussieonderwerp af met het resultaat, wat een beweging en stem zal zijn, een opdracht om het onderwerp te onderzoeken of een actie aangewezen.
Schrijf de minuten in een duidelijk, gemakkelijk leesbaar formaat zodat ze gemakkelijker te volgen zijn. Zoek apps en hulpmiddelen die al zijn gemaakt om het maken van notities efficiënter te maken. Deze zijn te vinden op websites zoals onenote.com als u Windows gebruikt. Bekijk evernote.com voor schrijfhulpmiddelen, agreedo.com voor hulpmiddelen voor het maken van notities en het delen van minuten, en Google-documenten voor sjablonen voor vergaderminuten en eenvoudige manieren om de notulen te delen.
Noteer de notulen zo snel mogelijk na de vergadering terwijl de discussies nog vers in je geheugen zitten, bij voorkeur binnen 24 uur. Schrijf overal in de derde persoon.
Stuur een concept naar de manager of supervisor die de vergadering voorzat voor controle voordat u de rest van de deelnemers een bericht stuurt. Voer correcties uit en stuur een kopie naar iedereen die aanwezig is op de vergadering. Voeg geschikte documenten bij, zoals een kopie van een budget, een actielijst of een lijst met contactnummers.
Tips
-
Maak een sjabloon om het proces voor het nemen van notities te vereenvoudigen. Gebruik het steeds opnieuw bij het nemen van minuten aan het personeel.
Gebruik een opnameapparaat als u zich zorgen maakt over de nauwkeurigheid. Vertel de deelnemers dat ze worden opgenomen voordat ze uw recorder inschakelen.
Waarschuwing
Raak niet uitgeput als je de discussie uit het oog verliest of een punt niet begrijpt. Als u in de war raakt, stop dan de procedure en vraag om opheldering om ervoor te zorgen dat u nauwkeurig rapporteert.
