Door tijdens een telefonische vergadering nauwkeurige opmerkingen te maken, weet u zeker dat u een duidelijk overzicht hebt van wat er is besproken. Het is beter om tijdens het luisteren zoveel mogelijk details te noteren dan te proberen te bepalen wat belangrijk is tijdens het luisteren. Je kunt altijd teruggaan en de belangrijke hoogtepunten later weer tevoorschijn toveren, maar een ogenschijnlijk onbelangrijk detail dat vroeg werd gepresenteerd, zou later in het gesprek van groter belang kunnen zijn.
Neem de oproep op
Bij veel telefonische vergaderdiensten kunt u de oproepen opnemen. Als u aan het opnemen bent, moet u alle deelnemers waarschuwen dat de oproep aan het begin van het gesprek wordt opgenomen. Als u een opname van de oproep hebt, kunt u teruggaan en de oproep zo vaak bekijken als nodig is, zodat u geen belangrijke details mist. De methoden waarop u de oproep kunt opnemen variëren per provider. Vraag instructies voor het opnemen van conferentiegesprekken van uw provider.
Deelnemers opbellen
Noteer wie er aan het conferentiegesprek deelneemt wanneer het gesprek begint. Let op wie tijdens het telefoongesprek wat zegt en schrijf belangrijke opmerkingen toe aan de persoon die ze in uw aantekeningen heeft gemaakt. Houd tijdens het gesprek alle taken of projecten bij die individuen tijdens het gesprek nemen en noteer wie welke taak heeft. Bespreek, indien besproken, ook notities over wat elke opdracht inhoudt.
Onderwerpen van gesprek
Blijf op de hoogte van elk ander gespreksonderwerp en de subonderwerpen binnen elk gesprek. Als er een call-agenda is, noteer dan welke onderwerpen zijn behandeld en wat er is besproken. De agenda kan dienen als een ruwe schets voor uw aantekeningen. Noteer alle updates, nieuws, oplossingen en ideeën die tijdens het gesprek worden gepresenteerd. Natuurlijk gesprek kan nogal wat rondspringen, maar proberen de notities op volgorde te ordenen op onderwerp, zal nuttig zijn voor degenen die ze bekijken.
Laatste notities formatteren
Uw originele notities zijn waarschijnlijk verward na het voltooien van het gesprek. Organiseer de notities in secties met betrekking tot de verschillende onderwerpen die in de oproep worden behandeld. Identificeer wie er aan het woord was bij het opnieuw formatteren van uw notities. U kunt ook een korte samenvatting toevoegen waarin wordt aangegeven wat tijdens de oproep is bereikt of besloten, of de belangrijkste discussiepunten. Neem deze samenvatting op aan het begin van het document. U kunt ook een ander gedeelte maken met een overzicht van de taken die tijdens het gesprek zijn toegewezen en wie er verantwoordelijk voor is. Hiermee kunnen hoge ambtenaren snel doorverwijzen naar wat er tijdens het gesprek is gebeurd, zonder de gedetailleerde opmerkingen te hoeven lezen.
