Een handmatig inventarisatiesysteem wordt bijgewerkt, onderhouden en gecontroleerd zonder een technisch systeem te gebruiken. Dit betekent dat het bedrijf de voorraad bijwerkt door de voorraadartikelen regelmatig te tellen. Handmatige inventarisatiesystemen zijn tijdrovend, omdat de bedrijfseigenaar de voorraadverkopen dagelijks moet bijhouden en het systeem aan het eind van de dag handmatig moet bijwerken.
Slechte communicatie
Een handmatige inventaris vereist dat medewerkers en managers moeten noteren telkens een item uit de inventaris wordt verwijderd. Als een medewerker vergeet te vermelden dat het laatste koffieproduct uit de inventaris is verwijderd, verwacht een manager dat het artikel nog steeds beschikbaar is voor een klant tijdens een verkoop. In vergelijking met een technisch voorraadsysteem, helpt een manueel inventarisatiesysteem de communicatie op de werkplek niet. Een technologisch voorraadsysteem wordt automatisch bijgewerkt zodra een artikel uit de inventaris is gescand, zodat alle medewerkers in het bedrijf weten wat er te allen tijde beschikbaar is.
Fysieke graven
Een technologisch inventarissysteem biedt dagelijks bijgewerkte aantallen voor de inventaris. Een handmatig inventarisatiesysteem biedt echter geen aantal, omdat alle getallen uit de voorraad worden verzameld via het aantal fysieke inventaris. Een van de problemen bij het uitvoeren van een handmatig inventarisatiesysteem is dat er regelmatig fysieke voorraadtellingen moeten worden uitgevoerd om de items in de inventaris te beheren. Dit is tijdrovend en kan het zakelijke geld kosten, als werknemers buiten kantooruren moeten komen helpen.
Dagelijkse aankopen
Het bijhouden van dagelijkse aankopen is een andere lastige controlemaatregel met handmatige inventarisatiesystemen. Terwijl technologische inventarissystemen het artikel scannen en het item uit de voorraad aftrekken, vereist een handmatig inventarissysteem dat de werknemers de items die worden verkocht tijdens een enkele werkdag noteren. Dit kan een moeilijke taak zijn, omdat een medewerker de lijst met verkochte items kan verliezen of een andere partij een verkoop kan vergeten.
Voorraad bestellen
Een handmatig inventarisatiesysteem wordt aan het eind van de dag niet geüpdatet met bijgewerkte voorraadtellingen. Dit betekent dat u de voorraadartikelen moet doorlopen elke keer dat u een bestelling plaatst voor nieuwe grondstoffen, producten of benodigdheden voor de inventaris. Dit kan een tijdrovend proces zijn, omdat u fysiek elke productdoos moet doorlopen en door de items moet bladeren. Een technologisch voorraadsysteem kan u voorzien van updates, zodat u precies weet hoeveel items u nog in uw inventaris hebt. Dit betekent dat u uw voorraad kunt controleren en uw benodigdheden van uw bureau kunt bestellen met een technische inventaris.
