Wanneer u in plaats van eigen onroerend goed verhuurt, doet u een belofte om huur, onderhoudskosten en andere kosten aan de verhuurder te betalen. Het contante geld dat u elke maand of kwartaal betaalt, wordt een huuruitgave genoemd. Dit geld wordt op uw resultatenrekening geboekt gedurende de maand waarop de huur betrekking heeft. Vooruitbetaalde huur is huur die u vooruitbetaalt van de vervaldag. Het is een vooruitbetaling voor een toekomstige uitkering, dus u neemt het op als een actief voor het bedrijf.
Wat is prepaid huren?
Wanneer een bedrijf panden zoals een kantoor, een winkel of een fabrieksgebouw huurt, is de huurprijs doorgaans vooraf verschuldigd voor de maand of het kwartaal dat wordt gedekt door de huurbetaling. De huur van juni kan bijvoorbeeld op 31 mei of 1 juni verschuldigd zijn. Veel bedrijven betalen huur per cheque. Dit betekent dat ze moeten worden georganiseerd en de cheque een paar dagen voor de vervaldatum per post moeten ontvangen. Anders kan de verhuurder de huurcontrole niet op tijd ontvangen en kan het bedrijf worden getroffen met ernstige commerciële gevolgen zoals rente, te late vergoedingen en een mogelijke kennisgeving van uitzetting.
Vooruitbetaalde huur is simpelweg het huurbedrag vooruit betaald voor de huurperiode waarop het betrekking heeft. Wanneer u in mei een cheque schrijft die de huur voor juni dekt, heeft u een vooruitbetaalde huurbetaling gedaan. Sommige bedrijven betalen de huur mogelijk een paar dagen vooruit om ervoor te zorgen dat de huurcontrole op tijd arriveert. Anderen kiezen ervoor om vooraf enkele maanden huur te betalen om commerciële redenen, bijvoorbeeld om een huurkorting te krijgen of alleen voor de zekerheid dat de huur wordt betaald. Wat uw redenen ook zijn, als u het chequeboek openbreekt voordat de huur is verschuldigd, betaalt u de huur vooruit.
Wat zijn huurkosten?
Huurlasten zijn alle kosten die zijn verbonden aan het leasen van een woning tijdens een rapportageperiode. Het omvat uiteraard de huur die u per maand of kwartaal betaalt, maar het omvat ook alle andere kosten die nodig zijn om een woning te gebruiken. U kunt bijvoorbeeld extra contant geld betalen voor zaken als verzekering, onderhoud, reparatie van de gemeenschappelijke ruimtes van het gebouw en beveiliging.
Huurlasten zijn vaste kosten, in tegenstelling tot variabele kosten, wat betekent dat u ze elke maand of kwartaal moet betalen, ongeacht hoeveel u produceert. Zelfs als u de activiteiten een maand stilzet, moet u nog steeds uw huur- en andere huurverplichtingen betalen. Als zodanig kunnen huurlasten een aanzienlijke invloed hebben op het bedrijfsresultaat van een bedrijf.
Wat zijn de verschillen tussen vooruitbetaalde huur- en huurkosten?
In eenvoudige bewoordingen is het verschil eenvoudig: een huuruitgave is het bedrag dat u moet betalen in het kader van een lease-overeenkomst, en vooruitbetaalde huur is elke huurlast die u vooruit betaalt op de vervaldag. In boekhoudkundige termen wordt het iets ingewikkelder.
Huurlasten vallen over het algemeen onder de categorie Verkoop-, algemene en administratieve kosten die in de winst- en verliesrekening worden opgenomen. Andere VA & A-posten omvatten dergelijke uiteenlopende kosten zoals salarissen, kantoorbenodigdheden, verzekeringen en geschillen. Huurlasten worden geclassificeerd als SG & A omdat een bedrijf zijn vastgoed gebruikt om te werken en geld te verdienen.
Productiebedrijven kunnen hun huurkosten enigszins anders behandelen. Het komt veel vaker voor dat deze bedrijven huuruitgaven opnemen als onderdeel van de overheadkosten van de fabriek. Dat komt omdat huur voor fabriekspanden gekoppeld is aan productie - zonder fabriek zou er geen product zijn. Huur die niet aan productie is gebonden, zoals kantoorruimte, wordt in rekening gebracht aan SG & A. Aan het eind van de dag maakt het echter niet echt uit in welke categorie de huuruitgaven voorkomen - het effect op de regel is hetzelfde.
Wat is het bottom line-effect? Telkens u een huurlasten genereert, crediteert u de contante rekening en boekt u de huurkosten / VA & A-rekeningen af. Op de resultatenrekening worden de VA & A-uitgaven vermeld onder de opbrengst en worden ze in hetzelfde blok weergegeven als andere uitgaven, zoals afschrijving en de kosten van verkochte goederen. Totale inkomsten minus de kosten van verkochte goederen geven uw bruto winst. Brutowinst, min operationele kosten - SG & A - is gelijk aan bedrijfsresultaat. Het bedrijfsresultaat is een maatstaf van hoeveel van uw inkomsten uiteindelijk winst zullen worden nadat accountants dingen zoals belastingen hebben afgetrokken. Dus hoe hoger uw huurkosten, hoe lager het bedrijfsresultaat zal zijn. Huurlasten hebben een directe impact op het bedrag aan contanten in uw bedrijfskluis.
Om te begrijpen hoe vooruitbetaalde huur in deze analyse past, moet u weten dat een huurkosteninvoer de kosten van de bezetting van de ruimte weergeeft gedurende het tijdsinterval dat in de winst-en-verliesrekening wordt vermeld - zelfs als de huur niet binnen die periode werd betaald. Dus als het ABC-bedrijf zijn winst- en verliesrekening voor juni voorbereidt en de huur van juni komt uit op $ 5000, dan registreert ABC een huurkost van $ 5.000. Het bedrijf maakt dezelfde boeking ongeacht of het de huur in juni of in mei heeft betaald.
Om deze timingafwijking op te vangen, moet het bedrijf het vooraf betaalde bedrag van de huur vastleggen dat nog niet is verbruikt. Dit gebeurt in de rubriek Vaste activa van de balans. Terugkerend naar het bovenstaande voorbeeld, als ABC de huur in mei betaalde, zou het de vooruitbetaling van $ 5.000 registreren als vlottende activa totdat de kosten daadwerkelijk zijn gemaakt. Voor boekhouddoeleinden is vooruitbetaalde huur een voordeel dat het bedrijf nog niet heeft genoten, maar dat het op enig moment in de toekomst wel zal genieten. Het is een aanwinst voor het bedrijf.
Waarom bedrijven Prepaid Rent gebruiken
Bedrijven gebruiken meestal prepaid huur uit commerciële noodzaak. Een van de essentiële clausules van een commerciële lease betreft de vervaldatum van de huurbetaling. Gewoonlijk is de jaarlijkse huur verschuldigd in 12 gelijke betalingen op elke datum die de huurovereenkomst aangeeft of in vier gelijke betalingen. Wanneer de huur elk kwartaal wordt betaald, worden in het huurcontract de vier huurbetalingsdata vermeld, zoals 1 januari, 1 april, 1 juli en 1 oktober. Er is geen magie op deze datums - ze zijn zojuist ontstaan door conventies.
Wat u echter zult vinden, is dat u altijd een maand of drie maanden van tevoren een huur moet betalen, wat leidt tot een vooruitbetaalde huursituatie. Banken en hypotheekverstrekkers benadrukken meestal dat verhuurders de huurbetalingen ontvangen voordat de hypotheekbetaling voor dezelfde periode is betaald; er is een grotere kans dat de hypotheekbetaling wordt gedekt door de huurinkomsten. U zult dus moeite hebben om een verhuurder te vinden die u achteraf huur laat betalen.
In sommige gevallen kunt u ervoor kiezen om meer dan één huurbetaling vooraf te betalen. U kunt bijvoorbeeld voorstellen om de huur voor het hele jaar te betalen om een bepaald object te beveiligen wanneer de concurrentie hevig is. Of u gaat ermee akkoord om een paar maanden huur vooraf te betalen in ruil voor een andere zoetstof, zoals een korting van 10 procent op de huur. Elk bedrijf zal zijn eigen commerciële drijfveren hebben om een enveloppe aan contanten op tafel te leggen.
Het enige waar u geen prepaid huur voor kunt gebruiken, is om extra belastingaftrek te krijgen. Over het algemeen zal een bedrijf een aftrek claimen in hetzelfde jaar dat het de bedrijfskosten betaalt. Dus, als u in 2018 een verzekeringspremie van $ 2.000 betaald, zou u de inhouding in 2018 claimen. Stel u nu voor dat u een meerjarig verzekeringscontract heeft met een snelheid van $ 2.000 per jaar. Als u wilt, kunt u tegelijkertijd de 2018 en 2019 premies betalen en de betaling van $ 4000 in mindering brengen in 2018. Dit kan afhankelijk van uw belastingsituatie voordelig zijn. Helaas is een vooruitbetaalde huur een uitzondering op de aftrek als u de regel betaalt. Als u in juni $ 50.000 betaalt voor een huurprijs van een jaar, kunt u op 31 december slechts zeven maanden huur aftrekken.
Huuruitgaven Voorbeelden
Een belangrijk kenmerk van commerciële leasing is dat de huur zelden consistent blijft gedurende de leaseperiode. De meeste bedrijven ondertekenen huurcontracten met een looptijd van vijf of tien jaar, met een bepaling dat de huur jaarlijks zal stijgen, hetzij als een stijging met een vast percentage, hetzij in lijn met de inflatie. In plaats van rekening te houden met schommelende huurbetalingen, is het gebruikelijk om de huurkosten van een bedrijf van maand tot maand als een consistent bedrag te vermelden. Dit staat bekend als de lineaire boekhoudmethode.
Stel dat het XYZ-bedrijf een eenjarig huurcontract tekent om te beginnen op 1 januari. De huur is $ 2.000 per maand voor de eerste zes maanden. Daarna is de huur $ 2.500 per maand. Op basis van de lineaire methode zal XYZ de huurbetaling voor de gehele leaseperiode uitrekenen. In dit voorbeeld is de huur zes maanden bij $ 2.000 en zes maanden bij $ 2.500, of $ 27.000 in totaal. Verdeel dit bedrag door de huurperiode van 12 maanden en u krijgt een gemiddelde betaling van $ 2.250 per maand. Het bedrijf registreert deze huurlast op de maandelijkse resultatenrekening.
Natuurlijk komen de huuruitgaven niet overeen met de werkelijkheid. Tijdens de eerste zes maanden betaalt XYZ $ 250 minder dan de geregistreerde huurkosten per maand. In de tweede zes maanden betaalt het $ 250 meer. Om deze verschillen te verzoenen, moet het bedrijf een uitgestelde huurkostenrekening gebruiken.
Heel eenvoudig, XYZ Company voegt $ 250 per maand toe aan de uitgestelde huurkostenrekening van januari tot en met juni, en trekt daarna $ 250 af van de uitgestelde huurkostenrekening van juli tot december. In december toont het account een saldo van nul. Het gebruik van de uitgestelde rentekostenrekening zorgt ervoor dat XYZ Company huuruitgaven registreert in lijn met de lineaire regels, terwijl ze de werkelijke huurcontanten vastlegt die op de winst- en verliesrekening worden betaald.
Prepaid Rent Accounting
Vooruitbetaalde huur wordt weergegeven als een vlottende activa in de balans van het bedrijf. Telkens wanneer het bedrijf de huur op voorhand betaalt, moet het de huidige activarekening debiteren voor het bedrag van de vooruitbetaling van de huur en vervolgens een gelijktijdige creditering op de kasrekening schrijven. Dus als XYZ Company de volledige jaarlijkse huur van $ 27.000 heeft betaald, zou het de huidige vooruitbetaalde activa debiteren voor $ 27.000 en een tegoed van $ 27.000 in contanten.
XYZ Company moet dan een bijstellingsvermelding maken voor het deel van de vooruitbetaalde huur dat hij elke maand verbruikt. Dit gebeurt door de vooruitbetaalde kosten over te boeken naar de winst-en-verliesrekening voor de periode waarin het bedrijf de huur opgebruikt. Dus, op een bepaald moment tijdens elke maand van de huurovereenkomst van 12 maanden, zou het (een huurkost) van $ 2.250 (betaal) de prepaidactiva met hetzelfde bedrag opnemen (aftrekken). Hiermee wordt de vooruitbetaling definitief in rekening gebracht.
Samenvattend slaat u bij vooruitbetaalde huren de vooruitbetaalde huur op als een actief op de balans tot de maand waarin de huur is verbruikt. Vervolgens brengt u het in rekening. Als u vergeet de vooruitbetaling over te boeken naar de huurkostenrekening in de maand waarop de huurprijs betrekking heeft, wordt uw activum door uw financiële overzichten te veel gerapporteerd en wordt de uitgave te laag gerapporteerd. Het is van essentieel belang om de vooruitbetaalde huursectie van de vlottende activarekening bij te houden en de lijst bij te werken voordat de boeken aan het einde van elke maand worden gesloten.
