Een uitgestelde kost is een kost die in het heden is betaald, maar deze zal over een lange periode worden gespreid en op een toekomstige datum worden verantwoord. Uitgestelde kosten kunnen bestaan uit professionele vergoedingen en de afschrijvingskosten (verlies van waarde) van immateriële activa, zoals auteursrechten en onderzoek en ontwikkeling. Vooruitbetaalde kosten daarentegen zijn kosten die het bedrijf van tevoren betaalt voordat de kosten daadwerkelijk zijn gemaakt. Vooruitbetaalde kosten kunnen items omvatten zoals huur, rente, leveringen en verzekeringspremies. Uitgestelde kosten en vooruitbetaalde kosten verschillen op verschillende manieren en deze verschillen moeten altijd in aanmerking worden genomen bij de administratieve verwerking ervan.
Tijdsverschilverschillen
Vooruitbetaalde uitgaven hebben betrekking op een specifiek tijdsbestek, dat wil zeggen dat de vooruitbetaalde transacties binnen een jaar moeten plaatsvinden. De onkostentransactie voor vooruitbetaalde huren duurt bijvoorbeeld een periode van 12 maanden. Uitgestelde betalingen hebben daarentegen een langer transactietermijn van meer dan één jaar waarover ze worden verspreid via geleidelijke afschrijvingen. Rente op langlopende leningen is bijvoorbeeld gespreid over de aflossingsperiode van de leningen die over een periode van 10 jaar kunnen worden gespreid.
Verschillen tussen voorvallen
Voorafbetaalde uitgaven vinden plaats op een vooraf bepaalde routinebasis, zodanig dat het bedrijf vereist dat deze onkostenposten continu worden verbruikt om de verschillende functies en activiteiten te vergemakkelijken. De huur- en verzekeringspremies komen bijvoorbeeld regelmatig voor en deze onkosten zijn uiterst noodzakelijk om de activiteiten van het bedrijf te faciliteren. Uitgestelde kosten komen echter niet vaak voor omdat ze verband houden met de strategische plannen van het bedrijf die over een lange periode zijn gespreid. In zeldzame gevallen worden bijvoorbeeld professionele kosten in rekening gebracht.
Boekhoudingsverschillen van vooruitbetaalde uitgaven
Vooruitbetaalde uitgaven worden geboekt als activa in de boekhouding en worden vervolgens in gelijke intervallen verbruikt totdat ze zijn uitgeput. Bij boekingen op transactiebasis wordt een vooruitbetaalde uitgave geboekt als een creditering op de vooruitbetaalde kostenrekening en geclassificeerd als een vlottende activa. De creditering wordt geboekt naar de crediteurenrekening. De termijnen voor de maandelijkse kosten voor de vooruitbetaalde kosten worden vervolgens geboekt als debetboekingen op de geldrekening en als creditboekingen in de specifieke leveranciersrekening.
Boekhoudingsverschillen van uitgestelde kosten
Uitgestelde kosten zijn gespreid over verschillende boekhoudperiodes. In de boekhouding worden de kosten van uitgestelde kosten niet elke maand geboekt, maar worden ze gepost als geaccumuleerde cijfers voor een bepaalde periode nadat de kosten zijn gemaakt. In tegenstelling tot prepaid-uitgaven die maandelijks worden geboekt en op rekeningen worden geboekt, worden uitgestelde kosten in forfaitaire bedragen betaald. Voor de boeking wordt een uitgestelde kostenpost geboekt als een credit boeking op de rekening van uitgestelde betalingen en geclassificeerd als een vlottende activa. De creditering voor de transactie wordt geboekt naar de crediteurenrekening. De termijnen voor de geaccumuleerde kosten van enkele maanden voor de uitgestelde kosten worden vervolgens geboekt als debetboekingen op de geldrekening en als creditboekingen op de specifieke leveranciersrekening.
