Het succes of de mislukking van een organisatie hangt vaak af van het vermogen om met haar leden te communiceren, volgens The Communications Department van de California State University. Nieuwe technologieën, gemengd met een cultureel divers publiek, hebben het belang van organisatorische communicatie vergroot, maar hebben het veld ook complexer gemaakt. Het begrijpen van enkele van de veel voorkomende belemmeringen kan het vermogen van een organisatie om te communiceren verbeteren.
Gebrekkige structuur
Het publiek heeft structuur nodig om een bericht te begrijpen en veel communicatie is gedoemd omdat ze de juiste organisatie missen, volgens Lee Hopkins, die meer dan 130 artikelen over zakelijke communicatie heeft geschreven. Structuur is van cruciaal belang, want zonder een inleiding, in het lichaam en in de buurt zullen doelgroepen het moeilijk hebben om de informatie te behouden, terug te roepen en te verwerken. Deze regels zijn van toepassing op elke communicatie, van e-mails tot openbare presentaties en voor doelgroepen van elke grootte.
Veronderstellingen
Twee veel voorkomende aannames over communicatie zijn een ramp voor het succes van een organisatorische communicatie. Men veronderstelt dat alle leden van de organisatie dezelfde kennisbasis hebben als de afzender van het bericht. De andere is van mening dat informatie alleen en nauwkeurig zal worden verspreid nadat slechts een of twee leden het hebben ontvangen. De Free Management Library, een online handleiding voor leiderschapsartikelen, beveelt aan dat het management proactief, bedachtzaam en strategisch communiceert met zijn leden. Specifieke aanbevelingen van The Free Management Library omvatten het instellen van regelmatige vergaderingen tussen werknemers en leiders en tussen verschillende afdelingen. Andere tips zijn het geven van schriftelijke kopieën van functiebeschrijvingen, medewerkershandboeken en ander kritisch bedrijfsmateriaal.
Te grote afhankelijkheid van technologie
Te veel afhankelijkheid van nieuwe technologieën zoals sms, Twitter of andere sociale media websites kan betekenen dat niet alle leden van de organisatie letterlijk de boodschap krijgen. Een snazzy-blog is bijvoorbeeld niet zo nuttig voor leden die een taak zonder internettoegang moeten voltooien. Jim Shaffer, auteur van 'The Leadership Solution', beveelt degenen die verantwoordelijk zijn voor organisatorische communicatie aan hun plannen te herzien om ervoor te zorgen dat ze methoden gebruiken die klanten en medewerkers nodig hebben, in plaats van te vertrouwen op trendy of aantrekkelijke formats.
Te veel informatie
Een andere veel voorkomende misstap is geloven dat het toevoegen van detail na detail aan een communicatie het meer overtuigend zal maken wanneer te veel informatie een publiek kan uitschakelen. Eenvoud is de sleutel voor het creëren van organisatorische communicatie die bij een publiek blijft. Ongeacht hoeveel je van een product houdt, een idee begrijpt of ervaring hebt met een industrie, blijf bij twee of drie hoofdpunten, in plaats van te praten of te schrijven over alles wat je weet, om je boodschap over te brengen.
Vergeten over non-verbalen
Degenen die verantwoordelijk zijn voor organisatorische communicatie moeten bewust zijn van non-verbale signalen die een geprepareerd bericht kunnen verbeteren of de betekenis ervan volledig kunnen verminderen of vervormen. In de westerse cultuur tonen oogcontact, juiste houding en kleding die geschikt zijn voor de situatie dat de afzender van het bericht geïnteresseerd, respectvol, oprecht en geloofwaardig is, aldus mindtools.com.
