Om communicatie mogelijk te maken, moet de luisteraar begrijpen wat de afzender bedoelt - een proces dat gemakkelijker gezegd dan gedaan is. Communicatie is vertroebeld door een aantal problemen, waaronder het misbruik van woorden en non-verbale boodschappen zoals tone of voice en gezichtsuitdrukking.
Het complexe, meerlagige, dynamische communicatieproces kan effectief zijn in het overbrengen van betekenis als de verzender de talrijke barrières voor communicatie herkent en stappen onderneemt om deze te overwinnen. De verzender moet bijvoorbeeld begrijpen dat de interpretatie van een bericht door de luisteraar afhangt van zijn persoonlijke referentiekader.
Herken Perspectief
Luisteraars bekijken elke discussie van hun persoonlijk referentiekader, met inbegrip van hun prioriteiten, persoonlijke en culturele waarden en educatieve, professionele en familiale achtergronden. Het is aan de spreker om dit te herkennen en een bericht te maken dat de ontvanger effectief kan ontcijferen.
Vermijd stereotypering van uw publiek
Het is noodzakelijk om het werkelijke referentiekader van de luisteraar te beschouwen, in plaats van datgene waarvan je aanneemt dat het is gebaseerd op je stereotype beeld van hem. Het referentiekader van elke persoon is uniek. Bijgevolg is de veronderstelling dat de luisteraar een gemeenschappelijk stereotype weergeeft vanwege zijn leeftijd, geslacht of cultuur ongepast en problematisch.
Wees er zeker van dat luisteraars een ander bericht kunnen ontvangen
Wanneer een luisteraar een bericht hoort dat niet samenvalt met zijn persoonlijke overtuigingen en aannames, zal hij moeite hebben het te begrijpen of actie te ondernemen als reactie daarop. Daarom is het belangrijk dat een spreker herhaal het bericht regelmatig en herformuleer het indien nodig.
Vorm een relatie en communiceer vervolgens
Als een luisteraar geen spreker kent of vertrouwen heeft in haar referenties of expertise, negeert de luisteraar het bericht waarschijnlijk of minimaliseert het de waarschijnlijkheid dat het bericht geldig is. Het is een goed idee dat de spreker probeert een relatie te vormen met een luisteraar voordat deze de luisteraar probeert over te halen enige actie te ondernemen.
Accepteer dat Jargon negatieve communicatie kan zijn
Mensen die niet bekend zijn met of geen gebruik maken van bepaalde voorwaarden, kunnen het gebruik van deze termen als beledigend beschouwen of denken dat de spreker probeert misleidend te zijn. Gebruik jargon alleen als u er zeker van bent dat het goed begrepen wordt door de luisteraar. Anders beperkt u uw spraak tot beknopte en duidelijke taal.
Tijdig uw bericht passend
Om zeker te zijn dat je de aandacht van een luisteraar hebt, breng je je boodschap over wanneer er weinig kans is dat haar aandacht zal worden onderbroken door andere ruis. Zorg dat ze oplet om de mogelijkheid te maximaliseren dat zij de informatie zal bewaren.
Oefen volledige openbaarmaking
Een publiek kan zich ervan bewust zijn dat een spreker bepaalde informatie onthoudt om de mogelijke negatieve effecten van het delen ervan te vermijden. Gedaan vaak genoeg, het achterhouden van informatie vernietigt vertrouwensrelaties en schade. Het is het beste om eerlijk te spreken en slecht nieuws op uniforme wijze over te brengen aan alle luisteraars, ongeacht hun rol in een organisatie.
