Om verschillende redenen kunnen sommige werknemers het niet leuk vinden om urenstaten in te vullen. Ze kunnen het als vervelend en tijdrovend beschouwen, of in het geval van werknemers in loondienst of vrijgestelde werknemers, kunnen ze het als onnodig beschouwen. Federale arbeidswetgeving vereist dat u de tijd van niet-uitbetaalde werknemers bijhoudt; dit is de verantwoordelijkheid voor de meeste werknemers per uur. Op voorwaarde dat u nauwkeurige records bijhoudt, kunt u het tijdwaarnemingssysteem gebruiken dat u maar wilt. Er zijn een aantal dingen die u kunt doen om naleving te waarborgen en om terughoudend personeel ertoe te brengen hun werkbriefjes goed in te vullen.
Stel een eenvoudig te gebruiken tijdregistratiesysteem in op basis van de grootte van uw loonlijst. Als u bijvoorbeeld minder dan tien werknemers hebt, kunt u standaard tijdschema's van een kantooraanbieder kopen en door medewerkers wekelijks laten invullen. Om de nauwkeurigheid te vergroten, kunt u in plaats daarvan een standaard ponsklok en lege tijdkaarten kopen. Als uw payroll aanzienlijk is, overweeg dan een geautomatiseerd systeem waarbij werknemers moeten inloggen via swipe-kaarten of vinger- of palmprint.
Neem tijdwaarnemingsprocedures op in uw medewerkershandboek. Dit omvat wanneer tijdschema's verschuldigd zijn en aan wie ze moeten worden ingediend. Vermeld duidelijk de gevolgen van het overtreden van bepaalde urenstaatregels, zoals beëindiging voor vervalsing van urenstaten. Geef alle medewerkers een kopie van het handboek.
Maak een salariskalender en distribueer deze naar alle medewerkers. Dit is handig wanneer de betaaldagen veranderen, bijvoorbeeld tijdens vakantie weken. De kalender toont begin- en einddatums van de betaalperiode, indieningsdatums van het rooster en overeenkomstige betalingsdata gedurende het jaar.
Managers en supervisors aanwijzen om nieuwe en bestaande werknemers te trainen in het invullen van timesheets. Als u een geautomatiseerd systeem hebt, vraagt u de verkoper indien nodig iemand uit te sturen naar treinbeheerders en supervisors die op hun beurt hun werknemers moeten trainen.
Vereenvoudig berekening van urenstaten door werknemers te vragen naar boven en beneden af te ronden naar het dichtstbijzijnde kwartier. Rond de tijd van één tot zeven minuten naar beneden en de tijd van acht tot veertien minuten verder. Als een werknemer bijvoorbeeld om 8:11 uur arriveert om haar werk te doen, legt ze om 08:15 uur de tijd op. Als ze om 17:21 uur vertrekt, schrijft ze om 15.15 uur. In veel gevallen voeren geautomatiseerde tijdregistratiesystemen afronding uit.
Beperk timekeeping-items tot alleen wat telt. Vermeld bijvoorbeeld limieten voor normale, overuren, vakantie-, ziek- en persoonlijke uren en betaalde pauzes. Vereis vaste werknemers om alleen tijdschema's in te vullen, indien nodig.
Leg uit aan medewerkers wat erin zit voor hen. Stel bijvoorbeeld dat een goede afronding de salarisverwerking versnelt, zorgt voor tijdige salarisstaten, de factureringscyclus versnelt en de cashflow verhoogt. Laat managers of supervisors de voordelen aan hun ondergeschikten communiceren.
Stimuleer een opendeurbeleid, zodat werknemers hun leidinggevenden kunnen benaderen wanneer ze urenstaten hebben.
Gebruik geen boetesysteem om werknemers ertoe te bewegen hun urenformulier correct in te vullen. Het inhouden van loonstroken tot werknemers hun timesheet indienen, kan bijvoorbeeld verboden zijn volgens de staatswetgeving en kan een omgeving van wantrouwen creëren tussen managers en werknemers.
Tips
-
Neem voor het implementeren van het tijdwaarnemingsbeleid contact op met de nationale arbeidsdienst voor toepasselijke regels. Voor het voorbeeld kan de staat specifieke regels hebben voor afronding, archivering en het gebruik van biometrische tijdklokken.
