Bedrijven moeten nauwkeurige gegevens bijhouden van aankopen, uitgaven, verschuldigde bedragen en andere boekhoudkundige factoren. Traditioneel volgden bedrijven boekhoudgegevens handmatig, wat tijdrovend en duur kon zijn om te voltooien. Nu bedrijven steeds meer overgaan op geautomatiseerde boekhoudsystemen, kunt u zich afvragen of dit de juiste financiële beslissing voor uw onderneming is. Leer de voor- en nadelen van geautomatiseerde boekhouding om te bepalen of dit uw bedrijf kan helpen groeien.
Nauwkeurigheid
Geautomatiseerde boekhouding verlaagt de marge voor menselijke fouten, creëert minder fouten en meer nauwkeurigheid bij het volgen van de financiën van uw bedrijf. Omdat computers standaard boekhoudfuncties uitvoeren, is er minder kans dat eenvoudige menselijke fouten ernstige boekhoudproblemen opleveren. Nauwkeurigheid is een van de belangrijkste voordelen van geautomatiseerde boekhouding, omdat bedrijven moeten vertrouwen op correcte berekeningen om weloverwogen zakelijke beslissingen te nemen.
Toegang
Verhoogde toegang is een ander pro met betrekking tot geautomatiseerde boekhouding.Nauwkeurige, traceerbare records verhoogt de geloofwaardigheid bij externe investeerders en zakelijke partners; bedrijven kunnen veilig en efficiënt geselecteerde records delen met relevante partijen door een koppeling, toegangscode of elektronisch bestand te delen. Gegevens van verschillende bedrijfsafdelingen kunnen eenvoudig worden gedeeld voor meer transparantie en betere toegang tot informatie tijdens de besluitvorming. Meer dan één persoon kan geautomatiseerde boekhoudingsdocumenten bekijken en manipuleren zonder het risico van het maken van meerdere kopieën van gevoelige financiële documenten.
Verantwoording
Een andere pro voor geautomatiseerde boekhouding is verhoogde verantwoordelijkheid. Wanneer boekhoudbestanden worden opgeslagen en elektronisch worden opgeslagen op een externe harde schijf of een extern computersysteem, is er minder risico dat records worden vernietigd of verloren gaan in een brand, overstromingsschade of schoonmaakwaanzin. Goed onderhouden, nauwkeurige bedrijfsdocumenten kunnen u tijd en geld besparen tijdens audits, aangezien informatie direct beschikbaar moet zijn.
grenzen
Geautomatiseerde boekhouding heeft echter zijn grenzen. Een nadeel van geautomatiseerde boekhouding is dat hoewel softwareprogramma's kunnen worden uitgerust om verfijnde evaluaties van financiële gegevens uit te voeren, u nog steeds een bedrijfskundige persoon nodig hebt die de software en de mogelijkheden ervan voldoende kent om rapporten te autoriseren. Nauwkeurigheid blijft een probleem wanneer mensen nog steeds gegevens in verplichte velden moeten invoeren. Verkeerd geplaatste komma's of decimalen kunnen ernstige rekenfouten veroorzaken, ondanks softwaremechanismen die zijn ontworpen om fouten te maken.
Geld
Een ander nadeel van geautomatiseerde boekhouding is dat het kostbaar is om voldoende computers en boekhoudsoftware aan te schaffen. Geld dat wordt bespaard van het urenlang betalen van werknemers om handmatig boekhoudgegevens te loggen, kan gemakkelijk worden verloren in vergelijking met de hoge kosten van goed opgeleide accountants die bekend zijn met de software. Softwarebedrijven komen regelmatig met nieuwe, bijgewerkte boekhoudsystemen die prijzig kunnen zijn, maar noodzakelijk worden geacht vanwege de kwetsbaarheid voor systeemgebreken of de toegankelijkheid van hackers in oudere versies.
