Overschakelen van handmatige naar geautomatiseerde boekhouding is een stapsgewijs proces dat eenvoudig en efficiënt kan worden uitgevoerd. Als het het einde van het fiscale jaar is, kunt u beginnen met het begin van het nieuwe fiscale jaar. Het is niet nodig om gegevens uit voorgaande perioden in te voeren, met uitzondering van de jaarrekening aan het einde van het jaar. Als dit niet het einde van het jaar is, moet u beslissen of u tot het einde van het jaar wilt wachten of alle gedetailleerde gegevens tot het punt van het jaar in het systeem wilt invoeren.
Onderzoek en beslis over de computerapparatuur die u nodig heeft voor uw geautomatiseerde boekhoudsysteem. De meeste pc's hebben tegenwoordig de capaciteit voor een off-the-shelf-boekhoudpakket voor een klein bedrijf. Zorg ervoor dat uw computer een harde schijf heeft met meerdere gigabytes aan opslagruimte. Naarmate de tijd verstrijkt, zullen uw geautomatiseerde records groeien en u wilt dat de computer een paar jaar meegaat. U wilt ook tekstverwerkings- en spreadsheetprogramma's, evenals internet- en e-mailmogelijkheden.
Stel uw computerapparatuur in en breng uw internetverbinding tot stand. Deze stap is belangrijk omdat alle boekhoudsoftwarepakketten online hulp beschikbaar hebben als u een probleem tegenkomt. Maak ook als onderdeel van uw computerinstallatie een manier om een back-up van uw bestanden te maken. U moet elke dag een back-up van uw gegevens maken of zelfs vaker als u aan iets kritiek werkt. Bestanden kunnen eenvoudig worden geback-upt op draagbare schijven. Het is belangrijk om te beseffen dat een boekhoudsysteem een database is waaruit informatie wordt opgehaald wanneer dat nodig is.
Onderzoek en beslis welk boekhoudsoftware-pakket het beste is voor uw bedrijf. De meeste kleine bedrijven doen het prima met een kant-en-klaar softwarepakket, zoals QuickBooks of Peachtree.
Stel het softwarepakket in door de ingebouwde menu's te volgen. Stel een rekeningschema voor uw grootboek op. Stel uw bankrekeningen in en voeg de nodige informatie toe over uw leveranciers en uw klanten.
Voer de gedetailleerde transactiegegevens in die nodig zijn om de geautomatiseerde boeken up-to-date te brengen. U moet de jaarrekeningen van het voorgaande jaar invoeren als uw beginsaldi voor het lopende jaar. Voer vervolgens de gedetailleerde transactiegegevens in voor elke maand van het lopende jaar totdat u op de hoogte bent. Als dit het einde van het jaar is, stelt u eenvoudig de beginbalansen in voor het nieuwe jaar en werkt u verder, waarbij u boekhoudgegevens invoert terwijl transacties en gebeurtenissen plaatsvinden. U werkt nu op een geautomatiseerd boekhoudsysteem.
Bepaal of u de financiële overzichten van vorig jaar in het systeem wilt invoeren. Om de geschiedenis in de geautomatiseerde records te kunnen weergeven, kunt u de financiële overzichten van voorgaande jaren toevoegen. U kunt dit maandelijks, driemaandelijks of jaarlijks meerdere jaren teruggaan. Het is niet nodig om de gedetailleerde transactiegegevens aan de geschiedenis toe te voegen, maar er moet een pad zijn dat teruggaat naar de handmatige records.
