Een payroll-beleid beschrijft het payroll-proces met betrekking tot het beheer van salarissen, tijdregistratie, salarisafroepschema's en betalingsmethoden. Gedocumenteerde procedures zorgen voor een duidelijk en gedefinieerd goedkeuringsproces, efficiënte salarisactiviteiten, beschikbaarheid van formulieren en passende controles. Een organisatie met een vastgesteld loonbeleid en -procedures kan werknemers verzekeren van correcte en tijdige betaling van salarissen en lonen.
Betekenis
Payroll is een van de grootste uitgaven in elke organisatie. Een loonbeleid voert interne controles en saldi in om deze kosten te beheersen en te beschermen. Het vermindert het aantal fouten en de mogelijkheid van fraude. In grote bedrijven kost het payroll-proces veel tijd en middelen. Payroll-procedures zorgen voor efficiëntie op het gebied van tijdverzameling, documentverwerking, gegevensinvoer, betaling en registratie. Door de integratie van automatisering en vooruitgang in systeemtechnologie kunnen procedures kosteneffectief zijn en het bedrijf geld besparen.
Doel
Een loonbeleid zorgt ervoor dat medewerkers altijd op het juiste moment de juiste beloning ontvangen. Het zorgt ervoor dat het bedrijf zich houdt aan federale, staats- en lokale wetten, met name die wetten die verwijzen naar belastingen, Medicare, sociale zekerheid en eerlijke arbeidsnormen. Naleving van wetgeving helpt het bedrijf om boetes te vermijden. Payroll-procedures ondersteunen ook de implementatie van bestaande beloningsstructuren en -systemen, afdelingsbudgetten en collectieve arbeidsovereenkomsten.
Kenmerken
Een payroll-beleid definieert de verantwoordelijkheden en verantwoordelijkheden van het personeel en de managers van het personeel. Aangezien payroll vertrouwelijke informatie betreft, moet het beleid toegangs- en beveiligingsniveaus specificeren. Het identificeert ook de training die vereist is door verschillende werknemersgroepen. De loonprocedures beschrijven het proces vanaf het moment waarop de werknemer wordt ingehuurd. Ze omvatten salarisactiviteiten en formulieren die nodig zijn voor het verwerken van nieuwe medewerkers, wijzigingen in de werkgelegenheid, informatie-updates, speciale betalingen, inhoudingen, tijdrapportage en beëindiging.
overwegingen
Om het risico van fraude te minimaliseren, moet het payrollbeleid ook interne controles bevatten. Een vorm van controle is scheiding van taken. Als er bijvoorbeeld twee werknemers betrokken zijn bij de loonverwerking, bereidt iemand de salarisdocumenten voor, terwijl de andere toestemming zou geven en goedkeuren. Een goedkeurende autoriteit moet alle betaal- en verlofinformatie controleren. Een andere groep of afdeling zoals de boekhouding kan loonaangiften controleren. Payroll-procedures moeten ook de vertrouwelijkheid van salarisinformatie beschermen en ervoor zorgen dat alleen bevoegde personen toegang hebben tot deze informatie.
verantwoordelijkheden
De salarisadministratie is verantwoordelijk voor het beheer van de payroll-werkstroom om te zorgen voor een efficiënte en tijdige verwerking van de lonen. Het stelt loonafroepschema's en deadlines voor het indienen van salarisdocumenten vast. Personeelsleden van Payroll wijzen de toegang toe en controleren deze tot informatie in het salarissysteem. Ze voeren informatie in het systeem in en voeren naar behoefte wijzigingen aan. Managers moeten ervoor zorgen dat vereiste salarisdocumenten worden ingevuld en doorgestuurd binnen bepaalde tijdlijnen. Medewerkers zijn verantwoordelijk voor het controleren van betalingen en aftrekposten en het adviseren van de payroll-afdeling over eventuele discrepanties. Ze moeten ook hun informatie up-to-date houden.
