Procedures voor personeelsbeheer zijn belangrijk beleid waarmee bedrijven de prestaties van werknemers op korte en lange termijn kunnen verbeteren. Payroll-richtlijnen vormen een integraal onderdeel van deze procedures, waardoor organisaties het personeel kunnen compenseren in overeenstemming met de aanbevelingen van het topmanagement en de industriële praktijk. Deze richtlijnen helpen bedrijven ook om de arbeidskosten voor fulltime en parttime personeel te meten.
Identificatie
Payroll-procedures zijn controles, methodologieën en beleid die afdelingshoofden en segmentleiders vaststellen om ervoor te zorgen dat bedrijfspraktijken in overeenstemming zijn met de wettelijke richtlijnen. Op basis van het personeelsbeleid van het bedrijf stellen deze procedures organisaties in staat om directe en indirecte arbeidskosten te bewaken, inclusief de kosten van productie-activiteiten. Controles zijn bepalingen die door topleiders worden gesteld om fraude, fouten en technologische zwakheden bij de verwerking van loonlijsten te voorkomen. Payroll-procedures helpen bedrijven negatieve regelgevende beslissingen, zoals boetes en niet-geldboetes, te voorkomen.
Types
Payroll-procedures kunnen verschillen, afhankelijk van het personeel van het bedrijf en zakelijke behoeften, volgens de New York's Office of the Comptroller. Beleid met betrekking tot vaste, voltijdse werknemers omvat sluitingsdatums voor de betalingstermijn, betaaldatums en vereisten voor voorafgaande kennisgeving voordat cheques worden opgehaald in het salarisadministratiekantoor. Voor personeel per uur hebben de salarisprocedures betrekking op de betaalfrequentie en autorisaties voor overwerk.
Betekenis
Met payroll-procedures kunnen alle organisaties - inclusief bedrijven, non-profitorganisaties en overheidsinstanties - betalingsinformatie controleren per afdeling, bedrijfssegment en divisie. Het monitoren van de arbeidskosten is een belangrijke oefening die het topmanagement helpt bij het aannemen van personeel en het beëindigen van personeel. Arbeidskosten zijn administratiekosten en verlagen als zodanig de inkomsten en de return-on-equity-indicator van een bedrijf. ROI geeft inzicht in het vermogen van een onderneming om inkomsten uit operationele activiteiten te genereren en is gelijk aan het nettoresultaat gedeeld door het eigen vermogen.
Naleving van de regelgeving
Bedrijven stellen payroll-procedures vast om ervoor te zorgen dat personeel een vergoeding ontvangt in overeenstemming met nationale en federale richtlijnen, marktrente en industriële praktijken. Deze richtlijnen omvatten de richtlijnen van het Amerikaanse Ministerie van Arbeid en de voorschriften voor arbeidsomstandigheden en gezondheidsadministratie. Een in de Verenigde Staten gevestigde bandenfabrikant zal bijvoorbeeld een adequaat loonlijst- en compensatiebeleid invoeren om ervoor te zorgen dat fabriekspersoneel overwerkbetalingen ontvangt wanneer hun wekelijkse diensten het normale 40-uur-per-cyclusschema overschrijden.
Urenstaatinformatie
Een typisch werknemer timesheet bevat informatie zoals personeelsidentificatienummer, voor- en achternaam van de werknemer, betaaldatum en bedrijfssegment, volgens het handboek van Payroll Procedures van het Whitman College. Het uurrooster bevat ook gegevens zoals personeelspositiecode, uurtarief, grootboekrekeningnummer en -naam, dagelijkse uren, werknemershandtekening en supervisor's bevestiging. Een grootboek is een boekhoudingsvorm waarin boekhouders transacties registreren door financiële rekeningen te debiteren en te crediteren, zoals activa, passiva, uitgaven, inkomsten en aandelen.
