Payroll is een belangrijk aspect van elk bedrijf met werknemers. Om werknemers en loonheffingen tijdig en accuraat te kunnen betalen, moet de loonadministratie gestructureerd zijn. Om efficiëntie binnen de afdeling te bereiken, moet de werkgever de loonlijstprocedures documenteren. Ongeacht of de loonlijst groot of klein is, geschreven payroll-procedures zijn cruciaal voor een succesvolle loonlijst.
Maak formulieren voor de loonlijstprocedure. De salarisadministratie werkt meestal nauw samen met de personeelsafdeling om te zorgen voor een correcte loon- en employee benefits-verwerking. Een aantal formulieren worden gebruikt in dit proces: tijd- / tijdkaarten, formulier W-2, loonlijsten en / of kalenders, formulieren voor vakantieverzoeken, formulieren voor directe stortingsvergunningen en overzichten voor ziektedagen. U kunt deze formulieren in een winkel voor briefpapier kopen of ze door een drukkerij laten aanpassen.
Documenteer de tijdwaarnemingsprocedures. Het Amerikaanse ministerie van arbeid merkt op dat u elk tijdwaarnemingssysteem dat u wilt kunt gebruiken, op voorwaarde dat het correct en volledig is. Tijdregistratieprocedures moeten deadlines voor het indienen van uren omvatten en de methode die wordt gebruikt om de tijd van werknemers te berekenen.
Noteer bijvoorbeeld procedures voor het handmatig berekenen van tijdskaarten voor medewerkers, zoals het afronden naar boven en naar het dichtstbijzijnde kwartier. Als u een tijdregistratiesysteem hebt dat automatisch stoten / vegen van medewerkers in de payroll-software verwerkt, documenteer dan uw procedures voor het maken van bewerkingen. Dit kan inhouden dat supervisors u de wijzigingen vóór de deadline per e-mail toesturen.
Noteer de procedures voor de verwerking van de lonen. Pas uw loonverwerkingprocedures aan zodat deze overeenkomt met uw salarissysteem. Een salarissysteem kan handmatig, in eigen beheer of extern (uitbesteed) zijn. Geef de volledige loonverwerkingsprocedures voor uw specifieke systeem aan.
Stel bijvoorbeeld dat u een intern geautomatiseerd systeem hebt, waarbij on-site personeel voor loonadministratie en salarissoftware wordt gebruikt om de loonlijst te verwerken. Documenteer hoe u de software gebruikt. Geef aan hoe werknemerslonen ingevoerd moeten worden en hoe loonaanpassingen, directe stortingen, loonheffingen, uitkeringsdagen, garanties, verzekeringsvoordelen en overuren moeten worden verwerkt. Neem stappen op voor het dubbel controleren van de loonlijst voordat u loonstrookjes afdrukt en voordat u de loonlijst sluit.
Als u meerdere beloningsfrequenties heeft (zoals wekelijks en tweewekelijks), documenteer dan hoe u ze allemaal moet verwerken. De verwerking van salarisverwerking moet alle verwerkingsstappen omvatten, vanaf het begin van elke loonlijst tot het einde.
Neem de procedures voor nabewerking op. Stel dat u bijvoorbeeld een boekhoudafdeling of een extern belastingbedrijf heeft dat de loonbelastingzaken van het bedrijf afhandelt. Vermeld de benodigde bestanden en rapporten die moeten worden doorgestuurd en naar welk individu. Geef aan wie loonstrookjes / loonstroken moet ontvangen voor distributie en neem andere bedrijven / personen op met wie u moet communiceren. Als de salarisadministratie bijvoorbeeld direct na elke loonverwerking de pensioenbijdragen aan de pensioenplanaanbieder doorstuurt, neemt u de nodige stappen.
Document archiveringsprocedures. De werkgever moet de loonadministratie minimaal drie jaar bewaren, volgens het ministerie van arbeid. Staatsopslag- en archiveringsprocedures voor loonadministratieregisters, W-2's, loonbelastingaangiften, tijdkaarten en andere loonadministratie.
Tips
-
Werk uw payroll-procedures bij wanneer zich een procedurele wijziging voordoet.
