Het beleid en de procedures voor een medisch kantoor of kliniek zijn cruciaal voor het opstellen van de gezondheidszorg en administratieve normen waaraan clinici naar verwachting zullen voldoen. In een beleids- en procedureshandleiding worden artsen, verpleegkundigen en ander kantoorpersoneel verteld hoe bepaalde taken moeten worden uitgevoerd, zodat zij patiënten van hoge kwaliteit kunnen bieden. Omdat de gezondheidszorgsector complex is en wordt beheerd door tal van voorschriften, schrijft een handboek voor beleid en procedures ook voor aan welke wetten moet worden voldaan. Het schrijven van medisch beleid en procedures is een voortdurende praktijk, omdat de veranderende wetten in de gezondheidszorg vaak bepalen dat het beleid van uw medische kantoor ook verandert.
Maak een lijst met de categorieën of secties die u in uw beleids- en procedurehandleiding wilt hebben. Voorbeelden van categorieën die gewoonlijk worden aangetroffen in medisch beleid en proceduresboeken omvatten, maar zijn niet beperkt tot, verzekering, medische archivering, indienen van claims en facturering, patiëntveiligheid, werknemersveiligheid, legitimering en bevoorrechting, farmacologie, klantrechten, vertrouwelijkheid en opleiding van werknemers.
Identificeer de wettelijke vereisten - of licentievereisten - die betrekking hebben op uw medische werk. Als u bijvoorbeeld beleidsregels en procedures schrijft voor een kantoor voor cardiologie, kan uw kliniek een specifieke reeks voorschriften volgen die anders zijn dan die waaraan een pathologiekantoor moet voldoen. Om effectief beleid en procedures te schrijven, moet uw beleid in overeenstemming zijn met de federale regelgeving.
Maak een sjabloon voor uw beleid en procedures. Met sjablonen kunt u elk beleid dat u ontwerpt, consistent en gestandaardiseerd houden. Het sjabloon moet de titel of het nummer van het beleid bevatten, het doel van het beleid, de toepasbaarheid en de stappen van de procedures die moeten worden uitgevoerd. U kunt ook een addendumverklaring opnemen als het beleid hand in hand gaat met een bepaalde medische vorm. Als u bijvoorbeeld een beleid en een procedure schrijft voor 'patiëntenopname', voegt u het patiënteninzamelformulier aan het einde van het beleid toe.
Gebruik uw belangrijkste beleidscategorieën om individueel beleid te maken. Als uw hoofdbeleidscategorie Vertrouwelijkheid is, hebt u mogelijk twee aparte beleidsregels binnen die sectie, zoals Elektronische beveiliging en Gedragsinformatie patiëntgezondheid. Onder uw Medical Filing-categorie heeft u mogelijk beleid voor verzoeken om tijdige indiening en medische dossiers.
Begin met het schrijven van de procedures voor elk beleid dat u in uw boek wilt opnemen. Schrijf ze rechtstreeks in de sjablonen en bestemp ze voorlopig als concept. Wees zo specifiek mogelijk voor elk beleid dat u schrijft. Alle stappen moeten duidelijk worden beschreven en gemakkelijk te begrijpen zijn.
Maak een inhoudsopgave voor uw medische beleid en proceduresboek. Een inhoudsopgave helpt de dingen georganiseerd te houden, zodat lezers het beleid en de procedure die ze zoeken gemakkelijk kunnen vinden.
Zorg ervoor dat uw beleid voldoet aan HIPAA. HIPAA, de Portability and Accountability Act van Health Insurance, is een federale regelgeving die het voor zorgentiteiten illegaal maakt om gezondheidsinformatie over patiënten vrij te geven zonder toestemming van de patiënt. Het niet volgen van de HIPAA-normen kan ertoe leiden dat uw organisatie beboet wordt wegens niet-naleving en kan leiden tot een rechtszaak wanneer een patiënt het gevoel heeft dat zijn vertrouwelijkheid is geschonden.
Stuur uw conceptbeleid en -procedures naar de bevoegde autoriteit in uw organisatie, zoals de medisch directeur of de chief medical officer, voor beoordeling en definitieve goedkeuring.
Controleer uw beleid en procedures jaarlijks om er zeker van te zijn dat u er geen wijzigingen in hoeft aan te brengen. Voeg nieuwe beleidsregels toe aan uw boek wanneer ze worden weergegeven en verwijder oude beleidsregels die niet langer van toepassing zijn.
