Wanneer toch een eerder als waardevermindering afgeschreven bedrag wordt betaald, staat dit bekend als een incasso van dubieuze debiteuren. De boekhoudkundige verwerking van een teruggevorderde dubieuze schuld hangt af van het feit of het bedrijf de contante of transactiebasis van de boekhouding gebruikt.
De feiten
Wanneer een debiteurensaldo oninbaar lijkt, schrijven veel bedrijven het af als een oninbare vordering. Hierdoor wordt de niet-geïnde schuld buiten de boeken gehouden, zodat het debiteurensaldo meer in verband staat met het bedrag dat zal worden geïncasseerd. Hoe de dubieuze debiteuren in de boeken worden behandeld, hangt af van de vraag of het bedrijf op transactiebasis of in contanten is. Als het bedrijf de kasbasis van de boekhouding gebruikt, is er geen boeking nodig om een dubieuze schuld af te schrijven of te recupereren. Geld wordt eenvoudig geregistreerd als het wordt ontvangen. Op transactie gebaseerde boekhouding vereist echter boekingen om het herstel van dubieuze debiteuren goed te registreren.
Functie
Bedrijven die zich bezighouden met het herstel van de debiteurenadministratie, doen dit door een rekening "Tegoed voor slechte schulden" op te zetten. Op basis van ervaringen uit het verleden of de beste inschatting die het kan maken, maakt het bedrijf een vermelding van het verlaagde belastbare inkomen door het bedrag van de verwachte dubieuze schuld (het toegestane bedrag). Wanneer het bedrijf beslist dat een bepaalde vordering niet kan worden geïncasseerd, wordt gebruikgemaakt van de mogelijkheid om de schuld te betalen, door een creditering op te nemen voor het debiteurensaldo en debet aan debiteurenkosten.
Wanneer een incasso van onterechte vorderingen plaatsvindt, is een andere boeking vereist. In het geval van een teruggevorderde dubieuze debitering, worden debiteuren gedebiteerd voor het teruggevorderde bedrag terwijl de emissierechtrekening wordt gecrediteerd. Daarnaast zou contant geld voor hetzelfde bedrag worden gedebiteerd, terwijl debiteuren zouden worden gecrediteerd. Hoewel debet en krediet aan debiteuren in feite een 'was' zijn, creëren ze wel een goed papieren spoor van het incasseren van dubieuze debiteuren.
Voordelen
Herstel van debiteurenadministratie houdt de winst-en-verliesrekening accurater wanneer een oninbare schuld zich voordoet. Door een redelijke voorziening voor dubieuze debiteuren te creëren wanneer inkomsten worden verdiend, past het gebruik van een emissierechtrekening in de toekomst de verwachte dubieuze debiteurenkosten met het juiste inkomen. Zo is een "voorziening voor oninbaarheidsschulden" als een spaarrekening voor dubieuze vorderingen, die het bedrijf helpt vooruit te plannen en financiering voor oninbare vorderingen reserveert. Bovendien helpt een voorziening voor dubieuze debiteuren om te voorkomen dat het bedrijf belastingen betaalt op het percentage van het inkomen dat uiteindelijk een slechte schuld zal worden.
overwegingen
Om rekening te houden met het incasseren van dubieuze debiteuren, moet een bedrijf een historisch idee hebben van het percentage verkopen dat zal resulteren in dubieuze debiteuren. Anders kan er geen schatting van oninbare vorderingen worden gemaakt. Ook moeten bedrijven die hun financiële overzichten nodig hebben om een voorziening voor dubieuze debiteuren en het herstel van dubieuze debiteuren weer te geven, zich op de accijnsbasis van de boekhouding bevinden, aangezien, zoals eerder vermeld, de kasbasis geen rekening houdt met dubieuze debiteuren.
Expert Insight
Controleurs houden graag het niveau van het incasseren van oninbare vorderingen in de gaten. Als een hoog percentage van de als waardevermindering afgeschreven rekeningen later wordt teruggevorderd, zou de voorziening voor oninbaarheid mogelijk te hoog zijn. Omgekeerd kan een lage voorziening voor dubieuze debiteuren, met grote afschrijvingen later, een teken zijn van manipulatie van financiële overzichten - waarbij een bedrijf niet wil dat de bank of anderen weten dat een aanzienlijk percentage van het debiteurensaldo oninbaar is.
