Het schrijven van verzamelbrieven aan niet-betalende klanten is een onvermijdelijke taak van elke ondernemer. Om uw kansen te verhogen om betaald te krijgen wat u verschuldigd bent, maakt u een gedetailleerd betalingsbeleid voordat u krediet verstrekt en tact en professionaliteit gebruikt bij pogingen om op achterstallige rekeningen te incasseren.
Maak een betalingsbeleid
Voordat u een klant of klant toestaat om de betaling uit te stellen, op krediet te betalen of na levering van producten of services te betalen, dient u een betalingsbeleid te ontwikkelen waarin uw voorwaarden uiteen worden gezet. Dit moet details bevatten over wanneer u een betaling achterstallig beschouwt, zoals 10 dagen of 30 dagen nadat een factuur is uitgegeven. Het moet ook details bevatten over wat er zal gebeuren als de niet-betaling doorgaat, zoals het opleggen van boetes en late vergoedingen, het staken van diensten of het nemen van juridische stappen.
Richt u op de specificaties
Raadpleeg uw contractuele overeenkomst met de klant bij het opstellen van uw verzamelbrief. Vermeld de bestelling, het factuurnummer, de datum van service of aankoop en de datum waarop de oorspronkelijke betaling verschuldigd was. Als er eerdere pogingen tot verzamelen zijn geweest, vermeld die dan ook en geef de klant een totaal dat boetes bevat. Bijvoorbeeld: "Uw bestelling van 1.000 flessen water werd op 1 oktober bezorgd en een factuur voor $ 250 werd per e-mail verstuurd op 3 oktober met een betalingsdatum van 3 november. Uw account is nu 30 dagen achterstallig en uw account is beoordeeld a $ 25 kosten, waardoor uw uitstaande saldo $ 275, onmiddellijk te betalen."
Wees sympathiek, maar stevig
Hoewel sommige niet-betalende klanten mogelijk hun facturen ontwijken, zijn anderen mogelijk hun betaaldatum vergeten of hebben ze ernstige cashflowproblemen. Geef klanten het voordeel van de twijfel bij het schrijven van verzamelbrieven om te voorkomen dat ze in de verdediging gaan. Bijvoorbeeld: "Wij begrijpen dat onvoorziene omstandigheden zich kunnen voordoen en we doen er alles aan om met u samen te werken om deze kwestie op te lossen." Deze benadering beledigt de klant niet, maar maakt duidelijk dat de betaling ongeacht de omstandigheden moet plaatsvinden.
Bevestigingsdocumenten bijvoegen
Voeg bij uw verzameling kopieën van eerder uitgegeven facturen, eerdere correspondentie over de kwestie, een kopie van een ondertekend contract of schriftelijke overeenkomst en fragmenten van uw betalingsbeleid bij. Als u bereid bent om over het saldo te onderhandelen of gedeeltelijke betalingen te doen, geef dan een overzicht van de specifieke voorwaarden van uw aanbod. Geef een nummer op om te bellen als de klant vragen heeft en een voorafbetaalde, aan zichzelf geadresseerde envelop bevat voor eenvoudige betaling.
Gebruik een advocaat
Als herhaalde pogingen om op achterstallige rekeningen te incasseren niet vruchtbaar zijn, kunt u ervoor kiezen om een advocaat namens u de afhaalbrief te laten sturen. Uw advocaat kan bedreigingen van de rechtbank voor geringe vorderingen aanbevelen, een verwijzing naar een incassobureau, kredietrapportage of andere juridische acties. Weeg de kosten-batenverhouding af van wat het zou kosten om uw verzamelinginspanningen uit te besteden aan een juridische professional versus het bedrag dat u mogelijk van uw klant kunt ontvangen. Bijvoorbeeld, het gebruik van een advocaat om een verzamelbrief te schrijven voor een rekening van $ 50 is misschien niet rendabel, maar professionele hulp inroepen voor het verzamelen op een account van $ 10.000 zou bijna zeker de kosten waard zijn.
