Het geven van een functioneringsgesprek voor een minder goed presterende kan een moeilijke propositie zijn. U wilt het slechte gedrag onder de aandacht van de medewerker brengen, zodat zij het kan corrigeren, maar u wilt de werknemer niet straffen of haar ontmoedigen om te verbeteren. Frasering voor negatieve beoordelingen zorgt voor een evenwicht tussen tact en feitengebaseerd bewijs.
Geef voor elk negatief een positief
Medewerkers worden beoordeeld op basis van vele criteria, dus zelfs als een werknemer het slecht doet op een bepaald gebied, kan hij het nog steeds relatief goed doen bij anderen. Uw beoordeling kan verschillende taakdimensies aanpakken en hoe de medewerker omgaat met elke vaardigheidsset, waarbij hij opmerkt welke aspecten negatief zijn en tegelijkertijd positieve kenmerken erkent. Voor een negatieve beoordeling van de probleemoplossende dimensie, zou je kunnen zeggen: "John herhaalt fouten en lijkt niet te leren van een mislukking", maar juicht dan zijn vaardigheden en vaardigheden op het gebied van klantenservice toe om "consequent hoge cijfers van tevreden klanten te ontvangen".
Demonstreer de impact op het team
Banen zijn niet alleen technische vaardigheden, maar ook zachte vaardigheden en attitudes die wenselijk zijn voor een bedrijf. Wanneer een werknemer slecht scoort op deze laatste vaardigheden, kan het nuttig zijn om schijnbaar abstracte opmerkingen te ondersteunen met een opmerking over de impact op de werkplek of een suggestie voor verandering. "Edith verandert regelmatig van gedachten" kan worden aangevuld met "Dit kan een negatief effect hebben op het team." Of "Doug lijkt problemen te hebben met managers buiten zijn team, en hij zou moeten werken aan het oplossen van deze oplossingen."
Discussiemethoden voor verbetering bespreken
Wijs bij het wijzen op ongewenste prestaties uw negatieve beoordelingszinnen af in de context van opbouwende kritiek. Begin met het doel van uw toespraak, zoals 'Ik maak me zorgen over uw interacties met anderen'. Wijs dan op een specifieke observatie, zoals "Gisteren tijdens de vergadering, onderbrak je Mevrouw Brewster en maakte ze minachtende opmerkingen tijdens haar presentatie." Volg met de reactie, zoals: "Mevrouw Brewster keek beschaamd en ik voelde me beledigd." Het aarden van uw waarnemingen maakt hen in feite veel gemakkelijker voor de ontvanger om te begrijpen.
Geef de persoon een kans om te antwoorden: "Enige gedachten daarover?" Beëindig de discussie met concrete suggesties, zoals "Deel uitmaken van een team betekent in staat zijn om naar verschillende standpunten te luisteren." Uw suggesties moeten specifieke voorstellen bevatten voor aanvullende training waar nodig.
Leen en herformuleer van het positieve
De afdeling Human Resource Development van de Universiteit van Wisconsin merkt op dat een goede evaluatie van de prestaties en een slechte prestatie niet per se zo verschillend zijn: door te veranderen welke woorden je benadrukt, kun je in essentie dezelfde kerninhoud en herformulering nemen, al naar gelang. Dus, voor een negatieve beoordeling van het delegeren van taken aan ondergeschikten, kun je dezelfde sleutelzinnen uit een positieve beoordeling van die specifieke vaardigheden recyclen om te zeggen: "Dagmar moet werken aan haar delegatie van routinetaken om haar managementeffectiviteit te verbeteren."
