Organisaties gebruiken beginrapporten om rekening te houden met de voortgang van bepaalde projecten of banen nadat de activiteit is begonnen. Onderdelen in een startrapport variëren afhankelijk van het type project of taak die wordt geëvalueerd. De auteurs van een startrapport kiezen uit algemene basiselementen die relevant zijn om in het document op te nemen. Deze kunnen een inleiding zijn, een sectie die de voortgang bijhoudt, een uitleg van de evaluatiemethode, secties over compliance, financiële details en verdere behoeften. Het rapport kan eindigen met een samenvattende evaluatie en relevante bijlagen.
Introductie van het project
Zoals de naam al aangeeft, beschrijft het rapport 'Inception' de voortgang die is geboekt tijdens een projectlancering. De inleiding geeft een beschrijving van het project en zijn doel en kan het doel van de beginevaluatie en een kopie van de gestelde vragen omvatten.
Methodologie
Het rapport moet de gebruikte methodologie uitleggen. Het moet details bevatten over indicatoren die worden gebruikt om het succes te meten en hoe de gegevens die uit de evaluatie worden verzameld, zullen worden gebruikt. Als in de evaluatie vragen worden gesteld, neemt u de gegevensbronnen op, zoals projectmedewerkers, specifieke documenten en records.
Voortgangsrapportage
De sectie voortgangsupdate kan de methodologische uitleg volgen. Doelstellingen en activiteiten die voldoen aan de planning en die zijn voltooid tot de datum van het rapport, zijn opgenomen in deze sectie. Eventuele afwijkingen of wijzigingen van het projectschema worden ook verwerkt in de sectie voortgangsupdate.
Nalevingsdetails
Als projectactiviteiten moeten voldoen aan voorschriften of organisatorische richtlijnen, geef dan details over compliance in een aparte sectie. Dit omvat alle toepasselijke federale, staats- of lokale vereisten waaraan het project moet voldoen.
Financiële details en verdere behoeften
Geef details over het financiële beheer van het project, inclusief een beoordeling of het project binnen het budget blijft. In het volgende gedeelte moet worden aangegeven wat projectmanagers nodig hebben om door te gaan en het project af te maken, zoals materialen, apparatuur, benodigdheden, arbeid en extra fondsen. Leg uit hoe deze behoeften het toekomstige werk aan het project beïnvloeden.
Samenvatting
Een beknopte evaluatie van het project tot nu toe kan dienen als de samenvatting van het startverslag. De sommatie kan aanbevelingen bevatten voor voortdurende vooruitgang.
bijlagen
Referentietermen die in het rapport worden gebruikt, in het algemeen in het rapporthoofdstuk aangeduid als ToR, worden in detail in een bijlage gedefinieerd. Alle relevante documenten die betrekking hebben op het project zijn opgenomen als bijlagen bij het startverslag.
