Niet-gouvernementele organisaties (NGO's) zijn overal ter wereld bij betrokken in de diverse sectoren van gezondheid, landbouw, onderwijs, ontwikkeling en economie. Daarom hebben ze documentatie nodig in de vorm van voorstellen, rapporten, casestudy's of procesdocumenten om hen te helpen bij hun dagelijks functioneren. Er zijn enkele basisrichtlijnen voor het schrijven van documentatie voor NGO's.
Case Studies
Identificeer het probleem dat u van plan bent te onderzoeken. Construeer een sjabloon dat u tijdens het schrijfproces helpt, en verbeter hoe het document eruitziet en leest.
Bepaal een unieke titel die aantrekkelijk is voor de lezer.
Onderzoek het probleem, inclusief oorzaken, effecten en theorie. Geef zoveel mogelijk achtergrondinformatie.
Bespreek de mogelijke oplossing. Leg uit hoe u de oplossing hebt bereikt, evenals de methoden die in het onderzoek zijn gebruikt.
Beschrijf de voordelen die uw casestudy beoogt te benadrukken.
Projectvoorstel
Schrijf de titel. Zorg ervoor dat het overeenkomt met de activiteiten die in het projectvoorstel zijn gepland.
Beschrijf het profiel van uw NGO. Voeg eerdere relevante ervaring toe, evenals details van de organisatiestructuur. Leg uit waarom de NGO moet worden gefinancierd en hoe het geld van de donor zou worden gebruikt.
Beschrijf hoe het probleem werd geïdentificeerd, via interviews, enquêtes of casestudy's.
Werk aan de projectdoelstelling en de voorgestelde activiteit - geef hier de aard van de voorgestelde activiteit, de onmiddellijke doelstelling en de verwachte voordelen van het project.
Schrijf de projectstrategie. Neem de rol op van uw NGO of de relatie van uw NGO met andere NGO's.
Schrijf over technische haalbaarheid. Beschrijf de technische expertise van uw NGO of de technische assistentie vereist uit het donorprogramma.
Schrijf de verwachte resultaten. Geef aan welk effect het project zal hebben op uw ngo, de donor en de samenleving. Vertel hoe het project zou worden gemonitord en geëvalueerd.
Schrijf het budget. Geef een verhalende beschrijving van het budget, met vermelding van de geprojecteerde totale projectkosten en het gevraagde bedrag van de donor.
rapporten
Schrijf de titel. Zorg ervoor dat de titel weergeeft wat je hebt gedaan.
Schrijf een samenvatting van ongeveer twee alinea's, of 250 woorden. Het moet het doel van het rapport bevatten.
Schrijf de introductie. Zorg ervoor dat de inleiding het probleem bevat dat u probeert op te lossen, of het probleem is opgelost en welke uitdagingen zich voordoen.
Schrijf de probleemstelling en vermeld hoe u het probleem hebt geïdentificeerd. Geef een verklaring van je vroegere, gerelateerde werk.
Werk aan de technische sectie. Geef contouren van elke sectie aan het begin van elke sectie.
Werk aan de resultaten. De resultaten moeten worden gepresenteerd met behulp van tabellen en grafieken. Leg een verklaring af over je toekomstige werk.
Vermeld uw belangrijkste punten in de conclusie, zoals hoe de gemeenschap heeft geprofiteerd van uw werk.
Documenten verwerken
Identificeer de taken en delegaties die u in het procesdocument moet opnemen, omdat het primaire doel van een procesdocument is om een duidelijke en beknopte beschrijving te geven van hoe de NGO werkt.
Ontwikkel het procesmodel. Hier, rangschik de individuele taken en delegaties in een enkele, hiërarchische structuur.
Bepaal het niveau van details. De details van elke activiteit moeten omvatten of de toegewezen taken zijn voltooid.
Identificeer de individuele processen die deel uitmaken van de taken die u hebt geïdentificeerd. Splits operaties in hanteerbare brokken. Elke "brok" moet een detailniveau hebben.
