Documentatie is belangrijk voor elke systeemimplementatie en een boekhoudsysteem is geen uitzondering. Het documenteren gebeurt meestal op papier of online met uitleg waarom een bepaalde beslissing over anderen is genomen. Documentatie is meestal standaard binnen een bedrijf en gebeurt op dezelfde manier telkens wanneer een nieuw systeem wordt geïmplementeerd, waardoor het gemakkelijk is om elk probleem te lezen en te onderzoeken.
Probleemoplossen
Het belang van een documentatie van het boekhoudsysteem is duidelijk zichtbaar wanneer er iets misgaat en mensen moeten uitzoeken hoe dit te verhelpen. Een voorbeeld: een crediteurenstelsel voegt een rare belasting toe aan bepaalde leveranciers. De eenvoudigste manier om erachter te komen wat de oorzaak van dit probleem is, is door documentatie te bekijken om na te gaan hoe het systeem is ingesteld en waarom. Dit is cruciaal wanneer een systeem voor het eerst in gebruik wordt genomen en mensen onverwachte problemen tegenkomen. Misschien vraagt een rapport om informatie die niet bestaat. Het onderzoeken van de documentatie zou kunnen helpen bij het oplossen van het probleem door aan te geven waar deze informatie binnen het systeem is opgezet.
beslissingen
Documentatie van een boekhoudsysteem moet beslissingen presenteren wanneer een systeem wordt geïmplementeerd. Veel systemen laten veel flexibiliteit toe en komen samen met de flexibiliteit tot beslissingen. Documentatie zou bijvoorbeeld laten zien wie heeft besloten hoeveel cijfers een account zou moeten hebben en de redenen waarom die beslissing was genomen. Dit is heel belangrijk wanneer een bedrijf grote veranderingen ondergaat en nieuw management de beslissingen van mensen die er niet meer zijn, wil begrijpen. Misschien waren die beslissingen wijs; misschien niet. Maar er is tenminste documentatie over genomen beslissingen voor het bedrijf.
Veranderingen
Wanneer een systeem moet worden bijgewerkt met een nieuwe versie of een nieuwe module, kan het hebben van de juiste documentatie helpen om dit proces sneller te laten verlopen. Dit is cruciaal als een boekhoudprogramma specifiek voor een bedrijf is ontworpen. Alle technische details zijn erg belangrijk bij het overwegen van de compatibiliteit met andere software en eventuele wijzigingen die nodig zijn voor het programma. U hebt bijvoorbeeld een module voor vaste activa nodig en u wilt dat die module informatie naar het grootboek overdraagt. De documentatie moet u aanwijzingen geven of u dat kunt doen en, zo ja, wat u moet doen. Meestal gebruiken mensen in de informatietechnologie (IT) documentatie voor technische informatie.
Formaat
Goede documentatie voor boekhoudsystemen bestaat meestal uit een combinatie van stroomdiagrammen en tekst. Vaak laat een gegevensdiagram zien hoe een systeem beter is ontwikkeld en geïmplementeerd dan tekst. Deze kunnen een beetje ingewikkeld zijn om te begrijpen, dus zorg ervoor dat uw documentatie een legenda heeft, zodat u de concepten kunt volgen.
Andere formaten voor documentatie zijn in de vorm van vragenlijsten, waar specifieke vragen worden gesteld en antwoorden worden gedocumenteerd. Op basis van antwoorden, rapporten en andere problemen met het boekhoudsysteem zijn opgelost. Vaak bevat de documentatie zowel stroomdiagrammen als vragenlijsten.
overwegingen
Veel bedrijven documenteren hoe en waarom een bepaald boekhoudsysteem werd gekozen in plaats van andere. Dat kan gebruikers echt een goed idee geven van wat het denken toen was, zelfs als geen van de beslissers in de buurt is voor vragen. Omdat een systeemimplementatie duur kan zijn, zijn gewoonlijk minuten van vergaderingen beschikbaar om het besluitvormingsproces te documenteren. Misschien werd een vrije training aangeboden door een leverancier die aantrekkelijker was dan de andere. Dus zelfs voordat een systeemimplementatie aan de gang is, moet er ook documentatie beschikbaar zijn.
