Als een databaseprogramma heeft Microsoft Access een aantal toepassingen in de bedrijfswereld. Managers kunnen Access gebruiken om een database van werknemers te maken, zodat ze salarisinformatie, demografische gegevens en budgetnummers in één oogopslag kunnen bekijken. Accountantsprofessionals gebruiken vaak ook Access-databases om facturen bij te houden, debiteuren te beoordelen en bedrijfsfinanciën bij te houden. Zodra de onderliggende informatie is ingevoerd in de Access-tabellen, kunnen accountants aangepaste query's en formulieren maken die het vinden van de benodigde informatie een stuk eenvoudiger maken.
Noteer een lijst met de velden die u wilt opnemen in uw accountingdatabase. Afhankelijk van uw behoeften kunnen die velden het verschuldigde bedrag, de naam van de klant, de vervaldatum, de voorwaarden en een opmerkingenveld voor vrije tekstinvoer omvatten.
Open Microsoft Access en ga naar het gedeelte met tabellen. Kies de optie om een nieuwe tabel te maken in de ontwerpweergave. Hiermee wordt een raster geopend waarmee u een naam voor elk veld kunt invoeren, evenals een beschrijving van de inhoud van dat veld.
Klik op de vervolgkeuzelijst naast 'Gegevenstype' voor elk veld in uw database. U kunt uw velden naar behoefte opmaken als valuta, numeriek en tekst. U kunt ook datum- en tijdvelden gebruiken voor zaken zoals vervaldatums.
Controleer de lijst met velden in uw database en voeg eventuele andere toe die u denkt nodig te hebben. Het is eenvoudiger om vanaf het begin alle velden te maken die u nodig hebt dan terug te gaan en velden toe te voegen aan een database die al honderden of duizenden records bevat.
Klik op de knop "Opslaan" om uw tabel op te slaan. Typ een naam voor de tabel en klik op "OK".
Ga naar het formuliergedeelte van het Access-venster en kies de optie Formulierwizard. Gebruik de formulierwizard om een eenvoudig gegevensinvoerformulier te maken op basis van de velden in uw tabel. U kunt vervolgens dat gegevensinvoerformulier gebruiken om informatie aan de tabel toe te voegen. Wanneer u typt in het gegevensinvoervorm, wordt de informatie automatisch overgebracht naar de onderliggende toegangstabel.
Ga naar het gedeelte Query en begin met het maken van query's die uw accountingdatabase nuttiger maken. Gebruik de querywizard om de eerste query samen te stellen en op te slaan. Klik vervolgens met de rechtermuisknop op de query en kies 'Ontwerpweergave' om eventuele wijzigingen aan te brengen of criteria in te stellen. U kunt bijvoorbeeld een vervaldatumquery opstellen en "Tussen Begindatum invoeren en Einddatum invoeren invoeren." Hiermee wordt de gebruiker gevraagd om de start- en einddatums in te voeren bij het uitvoeren van de query. Dat soort query kan zeer nuttig zijn voor het controleren van achterstallige facturen en het traceren van debiteuren.
