Als u een papieren zakelijke brief verzendt, bent u het veiligst als u zich houdt aan een standaard, traditioneel formaat. Purdue University suggereert dat je begint met je eigen naam en adres - tenzij het in het briefhoofd staat - en daarna de datum eronder. Schrijf hieronder de naam en het adres van de ontvanger en vervolgens de aanhef. Als u veel brieven verzendt, kunt u tijd besparen door een sjabloon in te stellen op uw computer.
Controleer uw feiten
Je zult geen klanten winnen of mensen beïnvloeden als je de basisfeiten verkeerd ziet. Het Emily Post Institute zegt dat je zeker moet zijn van de naam en het adres van de ontvanger en de exacte naam van haar bedrijf, voordat je de brief verstuurt. Als de naam van de ontvanger geslachtsneutraal is, zoals Pat of Sam, zoek dan uit of je naar een man of vrouw schrijft. Als je de brief schrijft, proef dan om te bevestigen dat je alles correct hebt gespeld.
Schrijven naar vreemden
Als u schrijft naar iemand die u niet goed kent, zoals een potentiële klant, houdt u de dingen formeel met behulp van mevrouw, meneer of Dr., naargelang van toepassing. Als je het geslacht niet weet, speel het dan veilig met 'Beste Pat Smith'. Als alles wat je hebt een titel is zoals verkoopdirecteur, is "Geachte verkoopdirecteur" acceptabel. Echter, het tijdschrift van Inc. zegt dat als je de juiste naam kunt vinden, dat de voorkeur heeft. Als het iemand is die je hebt ontmoet, kan "Beste klopje" acceptabel zijn - het is een beslissing die je moet nemen.
Houd het beknopt
Wanneer u een zakelijke brief schrijft, moet u deze kort houden. Als u een of andere connectie hebt - u ontmoette elkaar bij de Kamer van Koophandel, een collega heeft haar aanbevolen - wilt u dat misschien naar voren brengen, noteert Xerox op haar website. Ga dan naar het punt van de brief, dat zou moeten zijn wat het voor de ontvanger is. Als het bijvoorbeeld een verkoopbrief is, wilt u de voordelen van het kopen bij u naar voren brengen. Je moet het echter niet als een e-mail ontploffing benaderen, zelfs als je een dozijn soortgelijke brieven verzendt, maak het dan zo individueel mogelijk.
Kies zorgvuldig woorden
Als u schrijft naar iemand in uw bedrijf, kan uw keuze van aanhef niet alleen afhangen van of u haar hebt ontmoet, maar ook of het uw supervisor, de CEO of een van uw ondergeschikten is. De consultant van de Public World zegt dat je je woorden zorgvuldig moet kiezen om te voorkomen dat iets terugkomt om je carrière te verwonden. Zelfs als je een probleem bespreekt of een waarschuwingsbrief verzendt, houd dan een gematigde, beleefde toon aan - schrijf niet als je boos bent.Neem aan dat wat je zegt, niet privé wordt gehouden, omdat dat vaak niet het geval is.
