Zakelijke brieven worden gebruikt voor formele communicatie in bedrijven en organisaties. In tegenstelling tot informele correspondentie die is geschreven aan nabije kennissen en familieleden, zijn zakelijke brieven bedoeld om informatie beknopt en professioneel over te brengen aan de ontvanger. Typisch, zakelijke correspondentie omvat een inleiding, lichaam en conclusie. Verschillen tussen de twee letter-formaten zijn ook te vinden in interpunctie, lengte, toon en schrijfstijl. Bovendien vereisen zakelijke brieven meestal een call-to-action of reactie na ontvangst van de brief.
Items die je nodig hebt
-
Tekstverwerkingssoftware
-
Bedrijfsbriefpapier
Begin met standaard bedrijfs- of formeel briefpapier. Zorg ervoor dat uw adres bovenaan staat, samen met uw contactgegevens en uw bedrijfslogo indien van toepassing.
Schrijf de datum op. Plaats het adres van de ontvanger twee regels onder de datum, boven de aanhef. Vermeld naam, formele titel, bedrijfsnaam en het kantooradres.
Typ de aanspreking twee regels onder het adres van de ontvanger. Adresseer de ontvanger met 'Geachte', gevolgd door de titel en achternaam van het individu. Vergeet niet om een dubbele punt toe te voegen in plaats van een komma achter de achternaam. Gebruik "Aan wie het kan schelen" of "Geachte heer / mevrouw" als u de naam of het geslacht van de ontvanger niet weet.
Begin je intro paragraaf na de aanhef. Praat over waarom u de zakelijke brief schrijft en wat u van de ontvanger wilt vragen. Geef uw positie aan als u een argument presenteert. Referentiegebeurtenissen, vergaderingen of personen die bekend of relevant zijn voor de lezer.
Werk uitgebreid uit over het doel of hoofdthema van je brief in het lichaam. Geef voorbeelden ter ondersteuning van uw argument, verzoek of voorstel. Geef details over de functies en voordelen van het product, evenals getuigenissen van klanten als ze worden verkocht aan een klant of prospect.
Volg het lichaam met je conclusie. Herhaal uw oorspronkelijke aanvraag of functie. Bedank de lezer voor haar tijd en aandacht, en vertel haar hoe zij contact met u kan opnemen voor verdere vragen of informatie.
Sluit af met een gratis korte twee regels lager dan de laatste zin van het lichaam. Wijs vier spaties toe voor uw handtekening en afgedrukte naam.
Tips
-
Hoewel optioneel, kunt u het doel van de letter helemaal vanaf het begin bekijken door een onderwerpregel vóór de aanhef op te nemen. Het is ook gebruikelijk om een attentielijn toe te voegen om de beoogde ontvanger duidelijk aan te geven.
Schrijf korte en korte zinnen. Houd er rekening mee dat lezers mogelijk elk woord in uw brief lezen in plaats van lezen. Vetgedrukte tekst die u belangrijk vindt voor de lezer. Voor letters die langer zijn dan één pagina, kunt u alinea's onder koppen groeperen of inhoud organiseren met opsommingstekens en cijfers.
