Een boekhoudinformatiesysteem is bedoeld voor bedrijven om hun financiële transacties te registreren. Informatie wordt ingevoerd, verwerkt, opgeslagen en gedistribueerd via dit type systeem. Boekhoudkundige informatiesystemen hebben veel voordelen; er zijn echter ook enkele nadelen.
Het systeem leren
Het leren van een boekhoudinformatiesysteem kan vaak moeilijk en tijdrovend zijn. Individuen moeten worden getraind op een systeem en dit kan een nadeel zijn voor bedrijven in termen van tijd en mankracht. Een boekhoudinformatiesysteem bestaat uit veel verschillende componenten en bijna alle systemen zijn geautomatiseerd. Vanwege hun complexiteit kunnen sommige mensen ze moeilijk te gebruiken vinden. Het kan weken of maanden duren voordat een persoon een boekhoudsysteem begrijpt, en meestal begrijpt het individu nog steeds niet volledig waar het systeem toe in staat is. Als de werknemer stopt met werken bij de organisatie, kan het wederom weken of maanden duren om een andere medewerker te trainen.
Verlies van informatie
Boekhoudkundige informatiesystemen zijn meestal geautomatiseerd. Hierdoor is er altijd een risico op verlies van informatie door stroomuitval of systeemcrashes. Wanneer dit gebeurt, is er een kans dat alle informatie in het systeem verloren kan gaan. Bedrijven nemen voorzorgsmaatregelen voor dit probleem door regelmatig hun bestanden te back-uppen en standaard onderhoud uit te voeren op alle computersystemen. Ze installeren ook anti-virussoftware als een andere voorzorgsmaatregel. Toch elimineert geen van deze stappen het potentiële probleem dat kan optreden. Boekhoudkundige informatiesystemen slaan de financiële informatie van een bedrijf al jaren op. Als een systeemcrash optreedt, veroorzaakt dit een groot nadeel voor het bedrijf. Alle, of sommige, informatie is verloren en er is een kans dat het nooit zal worden hersteld.
Herbeoordeling
Bedrijven veranderen vaak hun manier van zakendoen om de nieuwste trends bij te houden. Om bij te blijven in een veeleisende bedrijfswereld, kunnen deze wijzigingen van invloed zijn op een boekhoudsysteem. Een boekhoudinformatiesysteem is moeilijk op te zetten omdat elk bedrijf uniek is op zijn eigen manier. Om de veranderingen bij te houden, moeten boekhoudinformatiesystemen vaak opnieuw worden geëvalueerd. Vaak moeten er wijzigingen in een systeem worden aangebracht om informatie efficiënt te verwerken. Dit kan een nadeel zijn voor bedrijven omdat het tijd kost voor de herbeoordeling en het kost geld.
