Een boekhoudkundig informatiesysteem biedt accurate en tijdige financiële informatie voor interne managementdoeleinden. Hoewel deze systemen papieren handleidingen en grootboeken kunnen bevatten, zijn de meeste systemen in de hedendaagse bedrijfsomgeving gebaseerd op boekhoudsoftwareprogramma's of -toepassingen. Deze systemen bieden financiële of operationele rapporten voor ondernemers om beslissingen te nemen. Een boekhoudinformatiesysteem kan ook departementale en bedrijfsbrede doelstellingen integreren en vervullen.
Centrale informatieverzameling
Boekhoudkundige informatiesystemen verzamelen informatie voor verschillende doeleinden in een bedrijf. Grote organisaties gebruiken dit systeem vaak om financiële en andere informatie van verschillende bedrijfsafdelingen of afdelingen te verzamelen en te organiseren. Een boekhoudsysteem kan ook ten goede komen aan organisaties met verschillende nationale of internationale locaties. Dit systeem maakt elektronische overdracht mogelijk van informatie uit vele bronnen naar een centrale locatie waar accountants deze gegevens verzamelen en verwerken. Sommige systemen kunnen ook informatie verzamelen in een real-time formaat.
Cheques en saldi
Boekhoudingsmanagers en supervisors maken gebruik van een boekhoudinformatiesysteem om taken te scheiden en ervoor te zorgen dat er bedieningselementen zijn voor verschillende boekhoudfuncties. Debiteuren, debiteuren, loonadministratie, financiële afdelingen van afdelingen, vaste activa en inkoop van elk werk onder afzonderlijke modules in een geavanceerd boekhoudsysteem en eisen individuele afhandelingsprocessen en procedures. Elk van deze individuele modules voeden samengevatte gegevens in het grootboek, maar laten tegelijkertijd systeemcontroles en -balansen toe. Rapporten kunnen vanuit afzonderlijke modules worden gegenereerd om de juistheid van de gegevens te waarborgen voordat ze worden doorgegeven aan het grootboek van een bedrijf.
Verbetering van de werkstroom
Het verbeteren van de werkstroom in afzonderlijke afdelingen krijgt vaak een impuls door de implementatie van een boekhoudkundig informatiesysteem. Afdelingen buiten de boekhouding moeten begrijpen hoe belangrijke informatie wordt verwerkt via het interne financiële informatiesysteem van de onderneming om verschillende redenen. Brondocumenten - zoals facturen, inkooporders, personeelskostenrapporten, tijdkaarten voor looninvoer, facturen en overnameformulieren - moeten allemaal hun weg vinden van de opdrachtgever naar de boekhoudafdeling.
Afhankelijk van de software vereist het boekhoudsysteem een verscheidenheid aan informatie voor verschillende delen van het proces die handmatig in het systeem kunnen worden ingevoerd. Dit bepaalt vaak de werkstroom van andere afdelingen met betrekking tot het verwerken van financiële gegevens. Procedures en processen die de benodigde informatie duidelijk afbakenen, de stappen om die informatie te verwerken en het goedkeuringsproces, hulp bij het verminderen van overbodig werk en ervoor zorgen dat de boekhoudafdeling over de nodige goedkeuringen beschikt om financiële gegevens te verwerken.
