Geen enkele federale wet vereist werkgevers in de privésector om huidige of voormalige werknemers toegang te verlenen tot hun personeelsdossiers. Doorgaans worden personeelsdossiers van werknemers uit de privésector beschouwd als het eigendom van de werkgever en sommige bedrijven gebruiken die reden om de toegang tot werknemersbestanden te beperken. Federale en nationale werknemers - werknemers in de publieke sector - kunnen toegang krijgen tot hun officiële personeelsdossiers.
Personeelsbestanden
Tewerkstellingsdossiers - soms personeelsdossiers genoemd - bevatten documenten zoals de eerste sollicitatie van de werknemer, contactinformatie voor noodsituaties, formulieren voor het in aanmerking komen van werk, functioneringsgesprekken, disciplinaire en aanwezigheidsregistraties en opmerkingen van leidinggevende en manager over prestaties, training en werkgelegenheidsacties. Voorbeelden van werkgelegenheidsacties zijn promoties en beëindigingen. In sommige gevallen onderhoudt de personeelsafdeling een officieel werkbestand en de supervisor of manager van de werknemer onderhoudt een afdelingsbestand. Hoewel beide bestanden relevante informatie moeten bevatten, kan de inhoud enigszins verschillen. Een afdelingsbestand bevat bijvoorbeeld mogelijk geen kopieën van alle papierwerk en documentatie die een medewerker op zijn eerste werkdag heeft voltooid, zoals beleidsbevestigingen en W-2-formulieren.
Reden voor toegang
Huidige werknemers vragen om hun dossiers te herzien om ervoor te zorgen dat de personeelsafdeling nauwkeurige gegevens bijhoudt over hun tewerkstelling. Als het bedrijf jaarlijkse prestatiebeoordelingen uitvoert, moeten exemplaren van de beoordelingsformulieren voor elk jaar dat de werknemer in dienst is, in het personeelsdossier staan. Eveneens moeten presentielijsten nauwkeurig de afwezigheden van de werknemer weerspiegelen, als gevolg van ziekte, vakantie of afwezigheidsbladen. Voormalige werknemers vragen vaak om kopieën van documenten die ze kunnen gebruiken bij hun zoektocht naar een toekomstige baan. Als het bestand van een voormalig medewerker bijvoorbeeld records bevat met betrekking tot prestaties en prestaties, kan deze informatie nuttig zijn bij het reconstrueren van een cv of het opstellen van een lijst met taken die moeten worden gedeeld tijdens interviews met potentiële werkgevers. Oud-werknemers kunnen ook kopieën van hun tewerkstellingsdossier aanvragen voor het indienen van een klacht tegen een werkgever.
Werkgeversbeleid
Veel werkgevers hebben een werkplekbeleid met betrekking tot het vrijgeven van werknemersverslagen. Het beleid op de werkplek is afhankelijk van de soorten records die beschikbaar zijn voor de inspectie en het kopiëren van werknemers, en sommige bedrijven noemen niet-werkende uren als de enige tijd waarin medewerkers personeelsrecords kunnen controleren. Werkgevers die beleid op dit gebied hebben, besteden over het algemeen een sectie in het werknemershandboek over hoe toegang te krijgen tot documenten. Een goed geschreven beleid schetst de stappen die nodig zijn voor het controleren van records, welke typen records werknemers toegang hebben, wanneer medewerkers hun administratie kunnen bekijken en eventuele kosten voor fotokopiedocumenten die zijn opgenomen in het personeelsbestand van een werknemer.
Verplichting van de werkgever
Volgens de federale wetgeving hoeven werkgevers in de privésector geen kopieën van werkbestanden aan huidige of voormalige werknemers te bezorgen. Het besluit om bestanden vrij te geven is gebaseerd op het bedrijfsbeleid en, in sommige gevallen, op de staatswet die de toegang tot personeelsdossiers regelt. Veel werkgevers zien echter het voordeel van het voldoen aan verzoeken van werknemers. Het ontzeggen van toegang tot werkbestanden kan alleen vragen oproepen die de werkgever misschien niet wil beantwoorden. Als werkgevers personeelsbestanden bijhouden die nauwkeurige informatie bevatten die eerder is vrijgegeven aan werknemers, mag er geen twijfel over bestaan of de informatie kan worden vrijgegeven nadat de werknemer het bedrijf verlaat. In goed vertrouwen geven veel werkgevers werknemers toegang tot personeelsdossiers. Deze praktijk toont transparantie over werkgelegenheidsbeleid en -records.
De wetten voor toegang tot de toegang van federale werknemers tot arbeidsregistraties maken deel uit van de federale privacywet van 1974; het U.S. Office of Personnel Management is het agentschap dat over het algemeen verantwoordelijk is voor de personeelsdossiers van federale werknemers. Individuele staten behandelen verzoeken van werknemers om toegang te krijgen tot personeelsdossiers.
Staatswetten
Sommige staten hebben wetten die toegang van werknemers tot personeelsdossiers mogelijk maken. Andere staten zijn stil over de vraag of huidige en voormalige werknemers personeelsmateriaal kunnen beoordelen of fotokopiëren. In de meeste gevallen kunnen werknemers - huidige of voormalige - die betrokken zijn geweest bij onderzoeken op het werk geen gegevens over onderzoeken bekijken. Deze gegevens zouden sowieso niet moeten worden bewaard in het werkgelegenheidsdossier. Ze moeten in bewaring blijven bij de personeelsafdeling en alleen personeelsleden die verantwoordelijk zijn voor het onderzoek moeten toegang hebben tot onderzoeksmateriaal.
Beperkte toegang
Staten die wetten hebben over de toegang van werknemers tot personeelsdossiers, kunnen van werknemers verlangen dat zij een schriftelijk verzoek indienen en sommige wetten staan toe dat werkgevers de toegang tot bepaalde materialen beperken. De wet van Californië vereist bijvoorbeeld dat werkgevers de huidige en voormalige werknemers toegang verlenen tot hun bestanden binnen 21 dagen na ontvangst van een verzoek van een werknemer. Werkgevers die zich niet houden aan de staatswetgeving van Californië op dit gebied, zijn onderworpen aan sancties, boetes en civiele vonnissen voor het weigeren van toegang tot personeelsdossiers. Missouri heeft daarentegen geen staatswet die de toegang tot het personeelsbestand van een werknemer verplicht.
