Een operationeel plan is een geschreven beschrijving die aangeeft hoe de functies van de bedrijfsactiviteiten worden behandeld. Het beschrijft de procedures in operationele activiteiten, de gebruikte processen en de verantwoordelijkheid van de werknemers in elke afdeling. Deze plannen zijn gemaakt om de efficiëntie van de bedrijfsprocessen te vergroten. Een operationeel plan is een standaardgedeelte dat is opgenomen in de bedrijfsplannen van de meeste organisaties. Een operationeel plan voor klantenservice beschrijft de verwachte procedures voor werknemers in deze afdeling. Dit plan bevordert de efficiëntie van de klantenservice en moet vaak worden herzien om te zorgen dat het effectief werkt.
Beoordeel klantenservice medewerkers. Goede klantenservice begint met vertegenwoordigers van de klantenservice die activa zijn voor het bedrijf. Om een goede medewerker van de klantenservice te zijn, moet een persoon over enthousiasme beschikken en moet hij extravert en vriendelijk zijn. Hij moet ook probleemoplossende vaardigheden bezitten en in staat zijn om empathisch te zijn met klanten. Een werkplan met werknemers die niet aan deze vereisten voldoen, zal niet zo efficiënt mogelijk zijn. Het belangrijkste doel van klantenservice is klanten blij te houden. Om het operatieplan hiervoor te verbeteren, is het belangrijk om medewerkers van de klantenservice te beoordelen.
Maak trainingsprogramma's. Een effectieve klantenservice vereist een goede training van de vertegenwoordigers. Door de vereiste trainingsklassen te creëren en te implementeren, worden medewerkers getraind in de juiste procedures voor het afhandelen van oproepen, vragen en klachten van klanten. Deskundige medewerkers produceren betere resultaten. Het operationele plan van een bedrijf moet details bevatten met betrekking tot beschikbare trainingsprogramma's en vereisten van werknemers. Als het plan dat niet doet, moeten deze worden toegevoegd als een poging om de prestaties van alle vertegenwoordigers van de klantenservice te verbeteren.
Bepaal beslissingen die door bepaalde werknemers moeten worden genomen. Niet alle werknemers zouden noodzakelijkerwijs geautoriseerd moeten zijn om buitengewoon moeilijke beslissingen te nemen, maar door sommige van deze autoriteit toe te staan, krijgen medewerkers zelfvertrouwen. Medewerkers moeten het gevoel hebben dat hun beslissingen belangrijk en waardevol zijn. Een operationeel plan moet een procedure bevatten met betrekking tot werknemersbeloningen. Wanneer klantenservicemedewerkers een goede beslissing nemen bij een klant, moet de werknemer gefeliciteerd of erkend worden om de werknemer aan te moedigen om goede beslissingen bij klanten te blijven nemen.
Ontwikkel feedback van klanten. Feedback van klanten is een belangrijke kans waar bedrijven hun voordeel mee kunnen doen. In het operationele plan moet worden vermeld hoe feedback wordt ontvangen en hoe de feedback wordt verwerkt. Veel bedrijven registreren en controleren alle feedback. De feedback wordt geanalyseerd en gebruikt om verbeteringen aan te brengen in de organisatie.
