Een subsidiebeheerder is verantwoordelijk voor het toezicht houden op subsidieaanvragen, het monitoren van subsidies en ervoor zorgen dat alle subsidieactiviteiten in overeenstemming zijn met het contract. De beheerder moet bekend zijn met alle deadlines en meetbare resultaten en correspondentie produceren, rapporten maken en documenten bijhouden om te bewijzen dat aan alle voorwaarden van de subsidie wordt voldaan. Gegevensverzameling, gegevensinvoer en analyse maken deel uit van het proces. Subsidiebeheer is een professionele activiteit die zorgvuldige aandacht voor detail en technische expertise vereist.
Organiseren
Verzamel en organiseer het subsidievoorstel, alle onderpandmaterialen en daaropvolgende correspondentie met betrekking tot de toekenning. Gebruik de subsidiegedeelten als startpunt voor de organisatie, bijvoorbeeld met een bestand voor elk meetbaar resultaat. Sla alle gegevens op die zijn verzameld in het kader van de uitkomst waarnaar wordt verwezen, zodat de informatie direct beschikbaar is wanneer het tijd is om maandelijkse of eindejaarsrapporten op te stellen. Bij een goed beheer van een beurs is veel papierwerk betrokken en dit moet zorgvuldig worden georganiseerd.
Identificeer en dien de vereiste formulieren in op de wijze en het tijdsbestek zoals gespecificeerd in het contract. Als u vroeg in het proces een checklist en tijdlijn aanmaakt, kunt u ervoor zorgen dat de regels worden nageleefd.
Bepaal en implementeer systemen voor gegevensverzameling die nodig zijn om aan de voorwaarden van de subsidie te voldoen. Elk meetbaar resultaat dat in de subsidie wordt gespecificeerd, moet worden bewezen met documentatie. Als u bijvoorbeeld heeft beloofd 50 studenten in te schrijven, moet u inschrijvingsformulieren en inlogformulieren in schriftelijke vorm hebben.
Bewaken van budgetten: houd uitgaven bij om ervoor te zorgen dat aankopen en uitgaven worden gedaan volgens de regelitems in het budget en geef periodiek rapporten over uitgaven, zodat medewerkers weten waar ze aan toe zijn met betrekking tot inkoop en budgetbeperkingen.
Zorg voor goedkeuring voor subsidiewijzigingen zoals toegestaan volgens de voorwaarden van het contract naarmate de subsidieperiode vordert en de behoefte aan wijzigingen duidelijk wordt. Eventuele wijzigingen in de subsidievoorwaarden moeten worden goedgekeurd door de chief executive officer van de organisatie.
Volg de voortgang in de richting van doelen en beloofde resultaten en stel wijzigingen voor als hieraan niet wordt voldaan. Als bijvoorbeeld de aanwezigheidsdoelen niet worden gehaald, moet het personeelslid dat verantwoordelijk is voor het rekruteren worden gewaarschuwd, zodat ze corrigerende maatregelen kunnen nemen.
Tips
-
Schrijf het salaris van de beheerder in de subsidie als een regelitem in het budget. Als de beheerder meer dan één subsidie verwerkt, schrijf deze dan op als een percentage van de tijd die nodig is om elke subsidie te beheren.
Waarschuwing
Maak niet de fout om te verwachten dat bestaande personeelsleden tijd vinden om een aanzienlijke beurs te beheren. Grant-toekenningen van $ 100.000 en meer vergen veel tijd en expertise om compliance te verzekeren en compliance is noodzakelijk als u hoopt op financiering in de toekomst.
