Boekhouding is voor sommige mensen geen gemakkelijk veld om te beheersen; het kenmerk van een goede accountant is echter het vermogen om een goed rapport te schrijven met duidelijke en eenvoudige aanbevelingen. De beste manier om dit te doen is met een rapport dat trends in uitgaven weergeeft door de budgetprognose te vergelijken met de werkelijke uitgaven. Dit kan aan het einde van elke maand (maand tot maand vergelijking), kwartaal of jaarlijks worden gedaan.
Bepaal de doelgroep voor het rapport. Als het rapport voor één persoon is, kan het meer informatie bevatten dan een rapport voor een groep of afdeling. Weet hoeveel informatie uw publiek weet over de gegevens die worden gepresenteerd.
Bepaal een tijdsbestek voor uw rapport. U kunt de huidige maand markeren, het hele jaar of zelfs de afgelopen vijf jaar in uw rapport bespreken. Het doel en de tijdsperiode voor het rapport moeten duidelijk worden vermeld in een korte samenvatting.
Zorg voor een lijst met alle accounts en de uitgaven die samengaan met deze accounts voor de periode die het rapport beslaat. De huidige uitgavenrapporten worden 'werkelijke uitgaven' genoemd.
Vergelijk 'Werkelijke uitgaven' met 'Begrote uitgaven'. Begin met de accounts met de grootste discrepantie tussen werkelijke uitgaven en gebudgetteerde uitgaven. Het verschil kan ofwel boven het budget of onder het budget liggen. Maak een sectie van het rapport om de te gebudgetteerde items te bespreken en een ander deel om de te weinig gebudgetteerde items te bespreken.
Maak een sectie met de naam 'Aanbevelingen'. Maak op basis van de informatie die wordt besproken in de vergelijkingen van werkelijke uitgaven met gebudgetteerde uitgaven, ten minste drie aanbevelingen voor uw klant of werkgever.
