Het is gemakkelijk voor een bedrijf om overbelast te raken met voorraad, vooral als je net bent begonnen. Een fout die veel bedrijven maken, is een groot aantal producten tegelijk bestellen zonder eerst een voorraadbeheersysteem op te zetten en een magazijnruimte in te stellen die opslagproblemen in de komende maanden en jaren aankan. Als u merkt dat uw bedrijf groeit en uw magazijnruimte te krap wordt, moet u het geld uitgeven om de volledige voorraad naar een andere locatie te transporteren of extra ruimte te huren, waardoor uw voorraadsysteem ingewikkeld wordt. In dit artikel wordt uitgelegd hoe u voorraad en benodigdheden beheert voor zowel grote als kleine organisaties.
Voorraadbeheer voor grote organisaties
Als u een nieuw bedrijf bent, stel dan de projecties in waar u denkt dat uw bedrijf zal zijn in 1 jaar, 3 jaar, 5 jaar en verder. Lijn die projecties uit met de hoeveelheid voorraad die u op elk van die mijlpaaldata verwacht. Huur of koop een magazijnruimte die minimaal de eerste 5 jaar aan uw behoeften voldoet.
Zorg ervoor dat u uw inventaris op een koele, gematigde locatie bewaart die u eenvoudig kunt openen met een kar of vorkheftruck (afhankelijk van de grootte van uw magazijn en inventaris). Lever supplies voor uw bedrijf op een andere locatie die beter toegankelijk is voor de werknemers van het bedrijf. U wilt specifieke orders onmiddellijk naar de juiste afdelingen verplaatsen die ze nodig hebben en het overschot bewaren in een handige voorraadruimte die achter slot en grendel zit.
Huur personeel in dat dagelijks wordt belast met het beheren, ontvangen en volgen van voorraad en benodigdheden (afhankelijk van de grootte van de inventaris die moet worden bijgehouden).
Implementeer een computersysteem voor voorraadbeheer. Met dit systeem registreert u nieuwe zendingen van leveranciers, evenals orders die naar klanten gaan en producten die naar andere afdelingen worden verzonden als onderdeel van het productieproces. Registreer ontvangsten van benodigdheden voor uw bedrijf onder een andere inkooporderreeks in het voorraadsysteem. U kunt bijvoorbeeld alle inkooporders voor bedrijfsinventaris als INV (d.w.z. INV00001, INV00002 enzovoort) en alle leveringsorders als SUP (d.w.z. SUP00001) starten. Op deze manier kunt u bepalen welke ontvangen artikelen in het magazijn worden opgeslagen en naar afzonderlijke afdelingen worden verzonden.
Stel een bewakingssysteem in uw magazijn in om de inventaris te bewaken. Dit beschermt uw bedrijf tegen inkrimping van de voorraad.
Voorraadbeheer voor kleinere bewerkingen
Leg een koele, droge kamer op uw kantoor aan huis of gehuurde kantoorruimte om uw inventaris op te slaan. Als je merkt dat je bijna geen ruimte meer hebt, huur dan een klein opbergvakje in je stad voor de producten die je niet vaak nodig hebt. U kunt ook gewoon een bescheiden hoeveelheid van elk product op uw kantoor houden en de rest in voorraad bij uw self-storage-eenheid.
Automatiseer uw inventaris met behulp van een spreadsheetbestand. Geef een nieuw werkblad een naam voor elk product dat u verkoopt. Noteer de beschrijving van de transactie in de eerste kolom (zoals "order in", "verkoop aan XYZ-bedrijf" of "beschadigd product"). Vermeld de hoeveelheid van het product dat is aangepast en houd in de derde kolom een lopend totaal bij van hoeveel van elk product u nog over hebt.
Houd een korte lijst bij van benodigdheden die moeten worden aangevuld op uw kantoormuur. Dan kunt u deze lijst meenemen op uw maandelijkse reis naar uw plaatselijke winkel of bij het plaatsen van uw leveringsbestelling online.
Aangezien u hoogstwaarschijnlijk uw eigen inventaris moet beheren als eigenaar van een klein bedrijf, moet u een paar uur per week apart reserveren om uw voorraadtotalen bij te werken met nieuwe orders en nieuwe toevoerbehoeften vast te leggen.
Tips
-
Sommige computersystemen voor voorraadbeheer stellen u in staat een barcodescanningsysteem in te stellen. U moet een apparaat voor het scannen van streepjescodes kopen dat is gekoppeld aan uw computersysteem en een printer met barcodelabels om elk ontvangen pakket te markeren. Naarmate bestellingen uitvallen, scant u het product of pakket en geeft u het aantal eenheden op dat uit de voorraad wordt gehaald. Het is een dure, maar meer gestroomlijnde manier om uw voorraad te beheren.
Als u een gevestigd bedrijf bent dat uw voorraadvolgsysteem weer up-to-date wil houden, organiseert u een schoonmaakbeurt van een week, waarbij u uw inventaris handmatig meet, de producten reorganiseert en alles instelt op een bijgewerkt voorraadbeheersysteem op uw computer.
