In 1965 bepaalde psycholoog Bruce Tuckman de fasen die teams doorlopen. Teams beginnen met een "vorming", waarbij teamleden elkaar leren kennen. Vervolgens begeleidt de projectmanager teamleden door een "bestormingsfase" waarin het team bespreekt hoe het wil functioneren. Tijdens de fase "normeren" werkt het team hun rol en verantwoordelijkheden uit, en tijdens de fase van het "uitvoeren" leidt de projectmanager het team om projecttaken te voltooien. Tijdens elke fase kan het projectmanagement een deel van de spanning op teamvergaderingen verlichten door het uitvoeren van spellen en leuke activiteiten om samenwerking.
ijsbrekers
Om teamleden beter te leren kennen, kunnen projectmanagers tijdens de eerste vergaderingen activiteiten uitvoeren. De projectmanager kan bijvoorbeeld elk teamlid vragen om na te denken over een weinig bekend feit over zichzelf. Hij verdeelt indexkaarten aan elke deelnemer in de vergaderruimte en vraagt aan iedereen om haar feit op te schrijven en verborgen te houden. De projectmanager verdeelt het team in twee groepen en neemt de indexkaarten van de helft van de teamleden. Hij geeft deze kaarten uit aan de andere helft. De deelnemers kijken niet naar de kaarten, maar lopen rond en tonen de kaart tot ze de eigenaar van de kaart vinden. Vervolgens vragen ze de eigenaar vragen over haar weinig bekende feit totdat het wordt geïdentificeerd. Ze geven de indexkaart aan de andere persoon en die persoon kan vragen stellen om het weinig bekende feit van de partner te identificeren.
brainstormen
Een projectmanager helpt haar team de vaardigheden te ontwikkelen die nodig zijn om op een effectieve manier te brainstormen over ideeën door op teamvergaderingen boeiende partijen uit te voeren. Ze begint bijvoorbeeld door het team in paren te verdelen. Ze vraagt elk paar om met een potentieel probleem te komen dat het hele team in de komende zes maanden moet oplossen. Vervolgens kent ze elk paar een andere rol toe, zoals klant, technicus of manager. Ze vraagt aan elk paar om te brainstormen over ideeën voor het oplossen van het probleem vanuit het perspectief van die rol. Na vijf minuten maakt ze nieuwe paren. De groep zet de brainstormactiviteit voort door beide problemen gedurende tien minuten te bespreken. Nu heeft elk paar twee verschillende perspectieven. De projectmanager vraagt de oorspronkelijke paren om weer bij elkaar te komen en ze vraagt aan elk team om een aanbeveling voor het probleem voor te bereiden. Na vijf minuten presenteert elk team zijn aanbevelingen aan de hele groep. De groep mag stemmen over de beste aanbevelingen om de winnaar te bepalen.
het luisteren
Het helpen van medewerkers om naar elkaar te luisteren, houdt meestal praktijk in, meestal inclusief rollenspellen of spelletjes. Een effectieve projectmanager voert games en activiteiten uit als een vast onderdeel van teamvergaderingen om actief luisteren te stimuleren. Ze verdeelt het team in groepen van drie, en ze wijst één persoon de rol toe van het voorbereiden en geven van twee uitspraken over elk onderwerp dat hij kiest. Vervolgens wijst ze een tweede persoon de rol toe van het geven van feedback aan de eerste persoon over de uitspraken die hij doet, terwijl de derde persoon optreedt als waarnemer. Na drie minuten wisselen de deelnemers van rol. Na nog eens drie minuten vertelt de projectmanager de groepen opnieuw van rol te veranderen, zodat elke persoon de kans krijgt om elke rol te spelen. Ze voegt zich opnieuw bij de groep en voert een debriefingsoefening uit over hoe moeilijk of gemakkelijk het geven van feedback in groepsverband kan zijn.
onderhandeling
Om een team van effectieve onderhandelaars te creëren, voeren projectmanagers leuke games uit om teamleden te helpen bij het ontwikkelen van de vaardigheden en expertise die nodig zijn om met moeilijke situaties om te gaan. Met games kunnen deelnemers de focus verleggen van individuele gezichtspunten om oplossingsmogelijkheden te genereren. De projectmanager geeft elk teamlid een stuk papier en stelt een scenario voor. Hij vraagt elke deelnemer om het probleem een naam te geven, er een symbool voor te tekenen in het midden van de pagina en een aantal voor- en nadelen op te sommen voor het oplossen van het conflict. Na 15 minuten moet de projectmanager ervoor zorgen dat elke persoon haar posities op elk voordeel of nadeel vermeldt en laat de groep stemmen om het beste argument te bepalen.
