Wanneer u op zoek bent naar een geschikte kandidaat voor een open positie in uw bedrijf, is het belangrijk dat u de precieze vaardigheden, eigenschappen en kwalificaties documenteert die nodig zijn om te excelleren in de functie door de baan te analyseren. Een veel gebruikte manier om de bevindingen van een functieanalyse te documenteren is door een formeel rapport te schrijven. Het rapport bevat details over de functie, inclusief benodigde vaardigheden, taken en de kwalificaties die nodig zijn om de klus met succes af te ronden.
Observeer een werknemer in uw bedrijf die op dezelfde of een vergelijkbare positie werkt als degene die u wenst in te vullen. Maak een aantekening van de meest voorkomende taken die ze elke dag uitvoert, hoeveel ze interageert met andere werknemers of klanten en alle specifieke apparatuur of computerprogramma's die nodig zijn voor de taak.
Neem contact op met werkgevers en bedrijfseigenaren van andere bedrijven die werknemers hebben die op vergelijkbare posities werken. Stel vragen over de benodigde vaardigheden, de taken die ermee gemoeid zijn en wat volgens hen de kwalificaties van een ideale kandidaat zijn.
Start het rapport met een overzicht van de positie. Dit moet de titel, de afdeling, de directe supervisor en de hoofdverantwoordelijkheden van de functie omvatten. Je moet ook het doel van de positie vermelden, of de reden waarom de functie in de eerste plaats nodig is.
Maak een lijst van de specifieke taken in verband met de positie, de vereiste apparatuur en benodigde computer- of technische kennis.
Informatie opnemen over de training die voor de functie nodig is. Als de taak bijvoorbeeld uitzonderlijke kennis van Microsoft Office-programma's vereist, moet u beslissen of u bereid bent de nieuwe medewerker te trainen of dat u deze kennis al hebt. De informatie kan dan worden vermeld als een vereiste of als onderdeel van het trainingsprogramma voor de functie.
Voeg gedetailleerde informatie toe over hoe de nieuwe werknemer zich zal verhouden tot andere werknemers en klanten. Dit moet omvatten hoeveel werknemers en klanten zullen vertrouwen op de nieuwe werknemer, evenals hoe de nieuwe werknemer zal communiceren met anderen in het bedrijf en klanten.
Maak een lijst van alle persoonlijke vereisten die u nodig acht om succesvol te zijn in de functie. Een medewerker van de klantenservice moet bijvoorbeeld waarschijnlijk vriendelijk en voorkomend zijn, terwijl het belangrijker is dat een redacteur goed georganiseerd is en in staat is meerdere projecten tegelijk af te handelen.
