Het interpreteren van bedrijfsbeleid houdt meestal in dat bedrijfsprocedures, vaak in bureaucratische taal geschreven, worden uitgelegd aan klanten die al geïrriteerd en boos zijn. Door hun frustratie te erkennen en gewone en gewone taal te gebruiken om te beschrijven wat de klant nodig heeft om door te gaan, kunnen vertegenwoordigers van de klantenservice een gespannen situatie verspreiden, de kans maximaliseren om een succesvolle transactie uit te voeren en aanwijzingen geven voor andere informatie, zoals brochures, links naar websites en andere telefoonnummers voor hulp en ondersteuning.
Maak een back-up van het bedrijfsbeleid door te beschrijven hoe het bedrijfstransacties stroomlijnt die klanten op de lange termijn daadwerkelijk helpen. Geef meer informatie over waarom wijzigingen in vorig beleid het huidige beleid voordeliger maken op het gebied van langetermijnwinst. Citeer alle wetten, uitgevoerde onderzoeken, verkregen klantfeedback of conventionele bedrijfspraktijken die de implementatie van de bedrijfspraktijk versterken.
Betrek klanten bij de interpretatie van elk bedrijfsbeleid. Vraag om openhartige feedback over de invloed van de regels op hun bedrijf. Neem bijvoorbeeld input met online enquêtes op met behulp van gratis softwaretoepassingen zoals Qualtrics, Zoomerang of SurveyMonkey. Publiceer uw bevindingen zodat klanten kunnen zien dat u hun feedback serieus neemt en van plan bent om gevolg te geven aan hun suggesties. Als u bijvoorbeeld de openingstijden van de klantenservice verkort, kan dit een negatieve invloed hebben op het bedrijf van een klant, maar de algehele kosten verlagen, zodat de voordelen van dergelijk beleid duidelijk moeten worden gemaakt of ontevredenheid ontstaat.
Uitleg alternatieven. Als de huidige interpretatie van het bedrijfsbeleid voor uw organisatie het een klant onmogelijk maakt om zaken met u te doen, onderzoekt u opties, vooral als het klantenaccount lucratieve kansen biedt of een significante loyaliteit vertoont. Voorkom schade aan de reputatie van uw bedrijf door een standvastige houding aan te nemen zonder rekening te houden met andere mogelijkheden. Stel bijvoorbeeld andere opties voor het afhandelen van vragen van klanten, zoals sociale mediatechnologie, waaronder wiki's, blogs en forums. Leer klanten over trainingsmogelijkheden en middelen die beschikbaar zijn op de bedrijfswebsite om ontevredenheid met het bedrijfsbeleid uit te stellen en te compenseren.
Laat een strikte interpretatie over voor implementatie als de klant zich hiertegen verzet. Stel een implementatiedatum voor die de klant de tijd geeft om zich aan te passen aan uw nieuwe beleid en handhaving van een huidig beleid. Zorg er bijvoorbeeld voor dat er adequate documentatie en online ondersteuningssystemen bestaan voordat u de telefonische ondersteuning voor producten en services uitschakelt. Zorgen voor klanttevredenheid betekent valideren dat nieuwe ondersteuningsmechanismen voldoen aan de behoeften van zowel bestaande als toekomstige klanten. Voorzie seminars, trainingen, workshops en andere vormen van ondersteuning bij het interpreteren van het bedrijfsbeleid van uw bedrijf voordat een dienst wordt beëindigd die van invloed is op de activiteiten van een klant.
