Beleid en procedures, indien geschreven, bieden managers en medewerkers richtlijnen voor eerlijke, uniforme, logische en juridische behandeling van iedereen in een organisatie of bedrijf. Beleid bepaalt de regels en procedures bieden manieren waarop het beleid moet worden geïmplementeerd.
Waarom beleid en procedures nodig zijn
Beleid en procedures vormen de basis voor consistent gedrag, ongeacht de status of de duur van de aanstelling van de mensen die ze uitvoeren. Ze bieden de mogelijkheid sneller antwoorden te geven op vragen of zorgen over 'wat te doen'. Omdat ze zorgen voor relatieve uniformiteit, maken ze meer verantwoording mogelijk. Beleid en procedures helpen ook om ervoor te zorgen dat acties wettig en tijdig zijn.
Vijfstappenplan om ze te maken
Stap één vereist een studie van alle vroegere of huidige beleidslijnen en procedures. Het is verstandig om te kijken naar wat anderen op dit gebied doen om te zien wat er misschien ontbreekt, vooral als uw organisatie of bedrijf op een significante manier verschilt. Degenen die verantwoordelijk zijn voor het toezicht op het beleid en de procedures en de mensen die door hen worden getroffen, moeten worden geïnterviewd.
In de tweede stap, gewapend met de nieuwste gegevens, moeten de nieuwe of herziene beleidsregels en procedures worden geformuleerd en verspreid. Stap drie is de implementatiefase. Als training van het personeel vereist is, is dit het moment om het uit te voeren. In de loop van de tijd probeert stap vier te evalueren wat er is geïmplementeerd, zodat veranderingen, indien nodig, kunnen worden doorgevoerd.
De laatste stap, gebaseerd op lopende evaluaties van het beleid en de procedures, en veranderingen in de omgeving, bestaat uit het bijwerken zodat het proces actueel blijft. Nieuwe staats- of federale wetten kunnen worden aangenomen of nieuwe regels worden afgekondigd.
Beleid en procedures voor personeel
De personeelsafdeling staat hoog op de lijst voor de vereiste implementatie. Werving, werving en ontslag, beoordeling van personeelsprestaties, tijd en aanwezigheid en vakantie zijn slechts enkele van de belangrijke gebieden die moeten worden behandeld. Inbegrepen zullen zeker zorgen over seksuele intimidatie, adviseurs en secundaire voordelen zijn.
Andere gebieden die mogelijk beleid en procedures vereisen
Loonadministratie, boekhouding en financiële afdelingen vereisen beleid en procedures. Voorraad, levering en inkoop; computers, intranet en internet; klantenservice, productveiligheid en recall; beveiliging, noodherstel; en verkoop en marketing zijn ongetwijfeld extra gebieden waarvoor beleid en procedures nodig zijn.
Voorbeelden vinden
Talloze commerciële en not-for-profit bedrijven op internet bieden u sjablonen die op veel gebieden de juiste taal hebben. In plaats van het wiel opnieuw uit te vinden, is het zinvol om iets te gebruiken dat al is geschreven als basis voor uw beleid en procedures. Dit bespaart u tijd, vergroot de kans dat belangrijke gebieden worden opgenomen en helpt ervoor te zorgen dat aan de wettelijke vereisten wordt voldaan.
Als u het beleid en de procedures kunt verkrijgen van organisaties of bedrijven die bij dezelfde onderneming als de uwe zijn betrokken, zou dit nuttig zijn.
Geen enkele bron moet als volledig relevant of betrouwbaar worden beschouwd. Hoe meer voorbeelden u kunt vinden, hoe beter uw beleid en procedures zijn.
