Wanneer u de taak hebt om een administratieve afdeling te organiseren, kunt u het beste focussen op de meest effectieve manieren om de efficiëntie te verbeteren, afval te minimaliseren en de individuele talenten van administratieve medewerkers te maximaliseren. Hoewel sommige processen kunnen variëren afhankelijk van de behoeften van het topmanagement en de grootte van uw kantoor, kunt u basistechnieken implementeren voor een soepeler en efficiënter kantoor.
Efficiëntie verhogen. Een prestatiegerichte benadering van activiteiten implementeren. Organiseer dagelijkse en wekelijkse taken met een focus op high-performance in plaats van het voltooien van lange takenlijsten.
Structureer en integreer de belangrijkste administratieve activiteiten van uw kantoor onder senior medewerkers. Task senior personeel met het beheren van onkostendeclaraties en het bieden van administratieve ondersteuning aan een of meerdere leden van het management, in plaats van het hele kantoor.
Administratieve taken delegeren, zoals het openen van e-mail, het beantwoorden van telefoons en typen, tot administratief personeel op instapniveau, inclusief administratief medewerkers, secretaresses en stagiaires.
Doe activiteiten op die de hele organisatie niet ten goede komen.Vermijd activiteiten die niet overeenkomen met de doelen van het topmanagementpersoneel. Verlaat bijvoorbeeld de praktijk van het plannen van last-minute persoonlijke reisarrangementen of delegeer de taak naar een medewerker van een lager niveau die taken kan ophalen en neerzetten zonder dat dit de werkstroom nadelig beïnvloedt.
Het verlangen van het management om te veranderen implementeren. Vaak is inkrimping een noodzakelijk onderdeel voor verandering in een administratiekantoor, vooral als een administratieve afdeling niet in samenhang werkt om de hele organisatie ten goede te komen. Een kantoor vol uitvoerende assistenten die individueel werken om te voldoen aan de eisen van het topmanagement, ongeacht de behoeften van de organisatie, is een voorbeeld.
Salarisinformatie 2016 voor secretaresses en administratieve assistenten
Secretarissen en administratieve assistenten verdienden een mediaan jaarsalaris van $ 38,730 in 2016, volgens het Amerikaanse Bureau of Labor Statistics. Aan de lage kant verdienden secretaresses en administratief medewerkers een 25-percentielsalaris van $ 30.500, wat betekent dat 75 procent meer verdiende dan dit bedrag. Het salaris van het 75e percentiel is $ 48.680, wat betekent dat 25 procent meer verdient. In 2016 waren 3.990.400 mensen werkzaam in de Verenigde Staten als secretaresses en administratieve assistenten.
