Nieuwe werknemers die aankomen op het werk worden vaak begroet met stapels papierwerk, inclusief verzekeringsdocumenten, uitkeringsformulieren en belastingpapieren. Een van de belangrijkste documenten die nieuwe medewerkers ontvangen, is een medewerkershandboek, dat vaak wordt voorafgegaan door een brief van de chef. Het handboek moet niet lichtvaardig worden behandeld, vandaar dat het opnemen van een brief van de bedrijfsvoorzitter, CEO of eigenaar legitimiteit verschaft.
Handboek Doel
Het verspreiden van werknemershandboeken naar nieuwe medewerkers speelt de cruciale rol van het vaststellen van wettelijke gronden voor het vereisen of verbieden van bepaald gedrag op de werkplek. Het formaliseren van verwachtingen, functieomschrijvingen, processen, disciplinaire procedures en andere organisatorische informatie zorgt ervoor dat werknemers later geen onwetendheid over beleid kunnen opeisen als ze beëindigingen of demoties betwisten. Bovendien zorgt het beschrijven van bedrijfsregels in een handboek voor uniformiteit onder werknemers. Wanneer werknemers worden getraind door verschillende managers, maar geen handboek hebben gekregen, is het mogelijk dat ze kleine variaties in het beleid krijgen, afhankelijk van het perspectief van de manager of professionele voorkeuren.
Letterinhoud
Het opnemen van een brief van het hoofd in een werknemershandboek is geen nieuw idee. In feite vertrouwen de meeste brieven op een vrij standaard formaat dat basisprincipes omvat, waaronder een verwelkomende begroeting, een overzicht van de oprichting en groei van het bedrijf en een verklaring van de bedrijfsdoelstellingen. Voorafgaande brieven over het handboek voor medewerkers kunnen ook informatie bevatten over de filosofie, visie en missie van de chief's employee relations. Sommige brieven behandelen rechtsvragen rechtstreeks, waaronder een verklaring van de werknemer, een verklaring tegen intimidatie en een verklaring van de werkgever voor gelijke kansen.
Welkom
Een van de redenen waarom het belangrijk is om een brief van het hoofd in een werknemershandboek op te nemen, is om het bedrijf een officieel welkom te bieden. In zeer grote bedrijven is het mogelijk dat nieuwe medewerkers zijn gescreend, geïnterviewd en verwerkt door tientallen werknemers van een lager niveau zonder erkenning van de hoofd honcho. Een welkomstbrief erkent formeel de medewerker aan boord en verwelkomt hem in het team. Dit draagt bij aan het gezag van de chef, zodat nieuwe werknemers niet de indruk krijgen dat het bedrijf wordt geleid door managers op een lager niveau.
Plechtigheid
Een andere reden dat werknemershandboeken een brief van de chef zouden moeten bevatten om de ernst van het document vast te stellen. Handboeken voorafgegaan door een brief van de bedrijfsvoorzitter getuigen van het hoge niveau van aandacht en normen in verband met het bedrijfsbeleid. Medewerkers nemen handboeken eerder serieus (en lezen ze) wetende dat de belangrijkste beslisser van het bedrijf de eerste brief heeft geschreven.
Bedrijfscultuur
Het hoofd kan ook de toon zetten voor de bedrijfscultuur in de brief van het personeelshandboek. Bedrijven die formaliteit hoog in het vaandel hebben staan, stellen die toon vast en bestendigen deze met een conservatief geformuleerde brief die het gezag van de chef accentueert. Bedrijven die waarde hechten aan een vriendelijke, teamgerichte omgeving profiteren van een handboekbrief waarin minder formele taal wordt gebruikt, waardoor een meer informele werkcultuur ontstaat.
