Bedrijven die inventaris bijhouden, gebruiken inventarissystemen om de voorraadniveaus in het magazijn en in de fabriek te beheren. Dergelijke bedrijven moeten kiezen tussen periodevoorraadsystemen en perpetuele voorraadsystemen. Bij beide systemen moet het bedrijf minstens één keer per jaar een fysieke inventarisatie uitvoeren. Een fysieke inventaris biedt een aantal voordelen voor het management van het bedrijf.
Voorraadsystemen
Voorraadsystemen voldoen aan de behoeften van een bedrijf door informatie te verstrekken over voorraadhoeveelheden en dollarwaarden. Veel voorraadsystemen geven informatie over de specifieke magazijnlocatie van de voorraad en de hoeveelheid die op die locatie wordt bewaard. Medewerkers en managers van Plant gebruiken deze informatie om specifieke artikelen voor verzending naar klanten te vinden of om te bepalen of het bedrijf een specifiek voorraaditem moet herordenen omdat de beschikbare voorraad is afgenomen. Inventarisatiesystemen verschaffen ook informatie aan de boekhoudafdeling met betrekking tot de totale voorraadwaarde die het bedrijf bezit.
Perpetual Inventory
Een voortdurend voorraadsysteem wordt bijgewerkt telkens wanneer het magazijn voorraad van leveranciers ontvangt, en telkens wanneer het magazijn de inventaris naar een klant verzendt. Het eeuwigdurend voorraadsysteem biedt op elk moment het voorraadsaldo. Dit saldo wordt voortdurend bijgewerkt. Veel bedrijven gebruiken scanners en barcodes om wijzigingen in voorraadsaldi eenvoudig te registreren. Deze bedrijven scannen stukjes inventaris wanneer ze worden verzonden of worden ontvangen, waardoor de balans in het voorraadsysteem automatisch wordt bijgewerkt.
Fysieke voorraad
Een fysieke inventaris bestaat uit het handmatig tellen van elk voorraaditem en het vergelijken met de hoeveelheid die is geregistreerd in het voorraadsysteem. Sommige bedrijven scheiden werknemers in twee groepen, waarbij één groep elk item telt en de tweede groep elk item hervertelt. Hierdoor kan het bedrijf de twee tellingen vergelijken met de hoeveelheid die in het systeem is geregistreerd en potentiële voorraadproblemen identificeren. Een telling van de fysieke voorraad stelt het bedrijf in staat om de voorraadhoeveelheden correct te bepalen, de nodige inventarisaanpassingen te identificeren en varianties te onderzoeken.
Inventaris aanpassing
Soms ontdekken bedrijven verschillen tussen de werkelijke hoeveelheden in de voorraad en de geregistreerde voorraad. Wanneer dit gebeurt, registreert het bedrijf een voorraadaanpassing om het voorraadsaldo in het systeem te corrigeren. Aanpassingsgrootheden komen voort uit het vergelijken van de werkelijke hoeveelheid met de systeemhoeveelheid. Het doel van de voorraadaanpassing is om het voorraadsysteem gelijk te maken aan de werkelijke voorraad van het bedrijf.
Voorraadvariantie
Na het uitvoeren van een fysieke inventaris onderzoekt een bedrijf de gevonden kwantiteitsvariaties om de reden voor de varianties te bepalen. Verschillen ontstaan meestal als gevolg van fouten, diefstal of vernietiging van werknemers.
