Of u nu verbonden bent met een school, organisatie of bedrijf, u wordt mogelijk benaderd door leveranciers die vragen om de services of producten van de leverancier te gebruiken. Als u niet geïnteresseerd bent in wat ze te verkopen hebben, kunt u een beter aanbod doen van een andere leverancier die een vergelijkbaar product of dezelfde dienst verkoopt, of als u op dit moment niet geïnteresseerd bent, maar zou u hun aanbod in de toekomst willen heroverwegen, zou enkele basisstappen moeten volgen bij het communiceren met een verkoper dat u niet geïnteresseerd bent in hun aanbod.
Formatteer uw brief
Formatteer uw brief in formele zakelijke briefstijl. Dit betekent dat al het schrift wordt uitgelijnd op de linker, enkele regelafstand, met een volledige lege regel tussen elk element en een alinea. Het gebruik van het briefhoofd van uw bedrijf heeft de voorkeur.
Vermeld uw retouradres. De eerste regel van uw brief zal uw straatadres zijn. De tweede regel bevat uw stad, staat en postcode. Als u het briefpapier van uw bedrijf met een opgegeven adres gebruikt, kan deze stap worden overgeslagen.
Identificeer de datum waarop u de brief schrijft na uw retouradres. Om trouw te blijven aan het professionele briefformaat, moet u de datum schrijven zodat de dag eerst, dan de maand en ten slotte het jaar is. Geen komma's zijn nodig in dit dateringsformaat. Laat een volledige lege regel achter na de datum van de dag.
Bepaal aan wie u uw brief verzendt. Dit gedeelte bestaat uit vijf regels. De eerste regel bevat de volledige naam van de ontvanger; de tweede regel identificeert zijn titel (zoals Manager); de derde regel identificeert het bedrijf waarvoor het individu werkt; de vierde regel bevat het straatadres; en de vijfde en laatste regel bevat de stad, staat en postcode.
Open en sluit uw brief correct. De meest geaccepteerde begroeting begint met "Geachte", dan de naam van de ontvanger in formeel formaat (Mr. John Smith, Mrs. Sally Walker) gevolgd door een dubbele punt. De meest geaccepteerde afsluiting is "Met vriendelijke groet" gevolgd door een komma en drie lege regels waarin u uw handtekening schrijft. Volg uw handtekening met uw getypte naam, uw positie en uw bedrijf.
Stel uw brief samen
Leg uit dat je hun voorstel hebt gelezen, maar kies ervoor om op dit moment te slagen.
Geef een verklaring waarom u niet geïnteresseerd bent, of het nu gaat om timing, huidige behoefte of kosten. Als de leverancier weet waarom u in deze periode niet geïnteresseerd bent, kunnen ze mogelijk een tweede voorstel verzorgen dat beter op uw behoeften is afgestemd.
Bedank de leverancier voor het opstellen van een voorstel. Geef aan wanneer u weer iets van hem wilt horen, als u zo geïnteresseerd bent.
Waarschuwing
Neem geen toezeggingen in uw brief, omdat deze als juridisch bindend kunnen worden beschouwd.
