Het woordenboek van de Webster definieert een brief als een geschreven of afgedrukt bericht aan een persoon of een groep, die meestal per post wordt verzonden. Natuurlijk worden in ons elektronische tijdperk veel brieven verzonden via e-mail, hetzij in de body van de e-mail of als bijlage. Ondanks deze trend blijven zakelijke brieven traditionele functies behouden. Het is dus cruciaal dat degenen in de bedrijfswereld deze functies kennen om de juiste indruk te maken met zakenpartners.
verkoop
Ondanks de trend om elektronisch zaken te doen, blijven "de traditionele verkoopbrieven een belangrijk instrument voor moderne zaken", verklaart staat Kenneth Zimmer, emeritus hoogleraar aan de School of Business and Economics van California State University en Sue C. Camp, universitair hoofddocent aan het Gardner-Webb College Broyhill School of Management. Bovendien stellen Zimmer en Camp dat de meeste zakelijke brieven in feite verkoopbrieven zijn, aangezien het hun bedoeling is om de verkoop van goederen of diensten aan de ontvangers te bevorderen. Er zijn vijf hoofddoelen van verkoopbrieven:
- Om de aandacht van de ontvanger te trekken.
- Om een vriendschappelijke relatie met de ontvanger tot stand te brengen.
- Een beroep doen op de aankoopmotieven van de ontvanger.
- Om de ontvanger ervan te overtuigen om actie te ondernemen.
- De ontvanger de mogelijkheid bieden om actie te ondernemen.
Publieke relaties
Het doel van elke public-relations-poging is om de overtuigingen, attitudes of acties van een gericht publiek te beïnvloeden. Dat is het geval met een public relations-brief, verklaren Melvin L. DeFleur en Everette E. Dennis, coauteurs van "Understanding Mass Communication: A Liberal Arts Perspective." Het belangrijkste doel van de PR-brief is om de indruk van het publiek positief te beïnvloeden. of organisatie.
Enkele voorbeelden van public-relationsbrieven zijn die die ernaar streven om de volgende doelen te bereiken:
- Promoot een nieuw bedrijf.
- Nodig klanten uit om kostenrekeningen te openen.
- Bedankt klanten voor hun bedrijf.
- Verwelkom potentiële klanten voor de gemeenschap.
- Kondig een speciale verkoop of dienst aan.
- Bied prikkels om de diensten van het bedrijf te gebruiken.
Verzoeken en antwoorden
De meest gebruikelijke zakelijke brieven doen een verzoek of reageren op een, Zimmer en Camp-staat. Voorbeelden van verzoekbrieven zijn het reserveren van een vergaderruimte, het aanvragen van een prijsopgave, het aanvragen van facturen en het maken van afspraken. Desalniettemin adviseren Zimmer en Camp dat deze routinebrieven "niet routinematig mogen worden behandeld." Daarom moet u bepaalde richtlijnen volgen wanneer u een aanvraag indient of antwoordt op een van de volgende:
- Geef volledige informatie.
- Nooit onredelijke verzoeken doen.
- Wees nauwkeurig en nauwkeurig.
- Wees nooit onbeleefd.
Claims en aanpassingen
Klanten klagen soms over gebrekkige service of producten. Wanneer dergelijke gelegenheden zich voordoen, moeten bedrijven reageren door met klanten te onderhandelen om een aanpassing door te voeren. Daarnaast schrijven bedrijven ook claimbrieven, bijvoorbeeld wanneer een leverancier niet het juiste product verzendt of helemaal niet verzendt. Zimmer en Camp zeggen echter dat als u reageert op of een claim indient of een aanpassing uitvoert, u zich aan de volgende regels moet houden:
- Zorg ervoor dat je alle feiten hebt.
- Wees accuraat en volledig bij het beschrijven van de claim.
- Vermijd beschuldigend, bedreigend of veeleisend te zijn..
- Wees hoffelijk.
- Stel een redelijke oplossing voor die aangenaam is voor alle betrokken partijen.
Sociale communicatie
Business workers feliciteren met speciale gelegenheden is een 'gemeenschappelijke beleefdheid en traditie', schrijven Zimmer en Camp. Werkgevers moeten ook condoleancebrieven sturen wanneer een medewerker een verlies of tragedie lijdt, snel reageert op formele uitnodigingen, pensioneringen erkent en dankbaarheid uitdrukt voor geschenken, gastvrijheid of speciale behandeling. Het niet erkennen van dergelijke omstandigheden brengt het bedrijf in een slecht daglicht.
Zorg ervoor dat u de letters correct opmaakt:
- Gebruik briefhoofdpapier van het bedrijf.
- Lijn de datum van de correspondentie rechts van de pagina uit.
- Plaats de naam, officiële titel en het adres van de ontvanger onderaan de pagina, links uitgelijnd.
- Volg de aanhef met een komma, geen dubbele punt, bijvoorbeeld: Geachte heer Jones,
- Dubbele spatie tussen de aanhef en de eerste alinea van de letter en tussen elke alinea. Een enkele spatie echter het lichaam van elke alinea.
- Neem geen referentie-initialen, kopie-aantekeningen, enz.
