Inzicht in de kenmerken van een echte crisissituatie is de sleutel tot het ontwikkelen van een effectief crisisbeheersingsplan. In tegenstelling tot een of zelfs een reeks onflatteuze nieuwsverhalen verstoren echte crisissituaties de normale stroom van bedrijfsactiviteiten en vragen daarom om een responsstrategie die verder gaat dan het strijden tegen negatieve pers. Hoewel geen twee situaties identiek zijn, hebben organisaties met een crisisplan een veel betere kans om de storm te overleven en de reputatie op lange termijn te overleven.
Verzamel informatie, artikelen, casestudy's en analyses over recente crises bij organisaties binnen en buiten uw sector. Noteer best-practice-aanbevelingen en gebruikelijke valkuilen.
Kijk goed naar je organisatie en identificeer problemen die zich kunnen ontwikkelen tot crisissituaties. Problemen kunnen de organisatie overspannen en omvatten mogelijk problemen met bedrijfsleiding, een groeiende lijst van veiligheidsovertredingen of een stroom negatieve nieuwsverhalen.
Zorg er bij geïdentificeerde problemen voor welke kwesties een extra reactie vereisen op niet-communicatie, zoals hulp van medische professionals of deskundigen op het gebied van wetshandhaving. Beveilig aanvullende trainingen of identificeer personeel van te voren om iedereen te helpen die fysiek of geestelijk gewond is geraakt door een crisissituatie.
Maak een publieke communicatiestrategie voor elke crisiscategorie. Componenten van een communicatiestrategie omvatten gesprekspunten, websites, factsheets, hotlines voor informatie en, het allerbelangrijkste, de identificatie van een woordvoerder.
Nagel logistiek voor zowel de media als voor degenen die door de crisis zijn getroffen. Identificeer bijvoorbeeld een kamer of kamers die gemakkelijk kunnen worden omgevormd tot een persruimte en plan voor reporterbehoeften zoals connectiviteit, ruimte voor satelliettrucks en interviewruimte. Contract met gebiedshotels om kamers of een veilige en privéruimte voor slachtoffers of familieleden te verstrekken.
Overweeg de mogelijkheid externe specialisten in te huren en adviesbureaus voor crisiscommunicatie te raadplegen. Zelfs de best voorbereide organisaties hebben misschien externe hulp nodig als de omvang en reikwijdte van de crisis buiten het reactievermogen van de organisatie liggen.
Tips
-
Het blijft een kritisch maar vaak over het hoofd gezien aspect van effectieve planning om op de hoogte te blijven van de beste praktijken van het crisismanagement en de geleerde lessen. Veel handelsverenigingen, zoals het Center for Association Leadership, bieden branchespecifieke adviezen over het navigeren in een crisis. Academische tijdschriften, zoals Quarterly Communications, bevatten onderzoek en diepgaande analyses van crises en andere communicatieproblemen. Online zoekopdrachten van mainstream mediawebsites leveren informatie en analyse op van spraakmakende crisisincidenten.
Hoewel planning van crisisbeheer vaak begint op de afdeling communicatie, worden de meest effectieve plannen gecreëerd met de steun van organisatorische leiders. Nadat u een concept hebt gemaakt, vraagt u om input en feedback van afdelingshoofden.
Waarschuwing
Technologische verbeteringen, personeelsverloop en veranderende verwachtingen over hoe organisaties communiceren, maken dat plannen voor crisisbeheer snel oud worden. Een effectief plan moet regelmatig worden bijgewerkt. Updates kunnen lessen bevatten die zijn geleerd van andere crisisincidenten of wijzigingen in contactgegevens.
