Als een project geen goed communicatieplan heeft, is het gedoemd te mislukken. De primaire verantwoordelijkheid van een projectmanager is om een effectief en efficiënt communicatieplan te ontwikkelen en te organiseren. Dit zal het projectteam motiveren en toestaan dat projecten tijdig worden voltooid. Een goed communicatieplan moet leiden tot een open en transparante sfeer waarin iedereen zich op zijn gemak voelt door ideeën en inbreng te leveren. Een projectmanager die zich gedraagt als een dictator zal zichzelf verslaan.
Invoering
Ontwikkel een communicatiestrategie: (1) Ontwikkel en definieer het project. Als projectmanager bent u de primaire informatiebron. Jouw taak is om effectief te communiceren om het projectteam te leiden en te motiveren. (2) Creëer een forum dat het mogelijk maakt om ideeën uit te wisselen. Laat iedereen in het team weten dat hun bijdrage waardevol is. Communicatie is een dialoog en geen monoloog. Het communicatieplan moet de interactie en inbreng van alle betrokkenen stimuleren en stimuleren. (3) Communicatiedoelstellingen verduidelijken. De doelen van goede communicatie moeten het mogelijk maken om het project effectief en op tijd af te ronden. Dit helpt om verrassingen te voorkomen, duplicatie te voorkomen en omissies te onthullen.
Delegeer verantwoordelijkheden. Individuele leden van het projectteam moeten weten wat hun specifieke verantwoordelijkheden zijn en aan wie zij verantwoordelijk zijn. Iedereen zou de communicatiedoelstellingen moeten kennen.
Gebruik verschillende media en methoden om de communicatie up-to-date te houden en iedereen op de hoogte te houden. Dit omvat e-mailupdates, projectmemo's, face-to-face ontmoetingen en reguliere rapporten.
Stel een tijdlijn in voor rapporten en recensies. Naast de dagelijkse uitwisseling van informatie, plant u vergaderdata en deadlines voor rapporten. Dit zal het team gemotiveerd en gestructureerd houden. Het helpt ook om taken te prioriteren.
Bekijk het communicatieplan om ervoor te zorgen dat het effectief werkt. Zoek naar input van het team. Wordt de benodigde informatie tijdig bekendgemaakt? Zo nee, welke verbeteringen kunnen worden aangebracht om dit te verbeteren?
