Kleine bedrijven en freelancers met goede verkoop kunnen op papier winstgevend zijn, maar worstelen om hun rekeningen te betalen vanwege de slechte cashflow. Het verzenden van tijdige en gemakkelijk te begrijpen facturen voor de producten die u verkoopt of diensten die u levert, kan u helpen geldgebrek te voorkomen. Met behulp van de standaardinformatie die u op de meeste facturen vindt, kunt u uw eigen systeem maken waarmee u uw vorderingen eerder dan later kunt innen.
Maak een lijst van de informatie voor de factuur
Bepaal wat u op de factuur wilt zetten. Algemene factuurinformatie bevat het volgende:
- Naam en adres van uw bedrijf
- Datum van de transactie
- Transactie beschrijving
- Eenheidsprijs van verkocht product
- Aantal verkochte eenheden
- Totale orderprijs
- Btw
- Naam en adres van de klant
- Bestelnummer (indien gebruikt door de klant)
- Klantencontact
- Betaalvoorwaarden
- Kortingsaanbieding
- Betalingsmogelijkheden
Beschrijving van items
Uw transactiebeschrijving geeft aan wat de klant heeft besteld in zins- of zinsdeelvorm. De eenheidsprijs is de prijs per artikel dat u verkoopt. Uw betalingsvoorwaarden beschrijven wanneer het geld aan u verschuldigd is, evenals eventuele boetes voor betalingsachterstand. Betalingsopties bevatten instructies over hoe de klant u kan betalen, zoals cheque op naam van uw bedrijf, een PayPal-e-mailadres of kennisgeving dat u creditcardbetalingen telefonisch accepteert. Als u de volledige betaling wilt binnen een bepaald aantal dagen, bijvoorbeeld 30 dagen, neemt u de zin 'Net 30 dagen' op. Als u een korting voor vroegtijdige betaling wilt aanbieden, neemt u zoiets als '3 procent korting voor betalingen binnen tien bedrijven' op. dagen van deze factuur."
Genereer een factuurnummer
Wanneer u mensen belt die u geld schuldig zijn, met name grotere klanten en mensen die wel zaken met u herhalen, zullen zij u vaak vragen naar het factuurnummer waar u belt. Als u wordt gebeld over een factuur van een klant, kunt u het document misschien sneller vinden als u uw facturen hebt genummerd.
De eenvoudigste manier om een nummeringssysteem voor uw facturen te maken, is om elk factuurnummer met de datum te starten en vervolgens een cijfer op te geven dat overeenkomt met het aantal facturen dat u die dag schrijft. Als u bijvoorbeeld slechts één factuur op 25 april 2015 schrijft, is uw factuurnummer 42520151. Als u op die dag een tweede factuur schrijft, is het factuurnummer 42520152. Dit systeem helpt u voorkomen dat per ongeluk hetzelfde wordt gebruikt nummer op twee verschillende facturen. U kunt een letter gebruiken in plaats van een cijfer om de datum te volgen en / of een streepje gebruiken om de datum te scheiden van het laatste cijfer of de laatste letter. U kunt bijvoorbeeld 4252015-1 of 4252015-A gebruiken voor de eerste factuur die u schrijft op 25 april 2015.
Maak de factuur
Zodra u weet welke informatie u op uw factuur wilt opnemen en een factuurnummer wilt hebben, maakt u uw document. Zet bovenaan uw bedrijfsnaam en contactgegevens, gevolgd door de klantinformatie. Het is misschien het eenvoudigst om de informatie te vermelden met behulp van rubrieken, gevolgd door een dubbele punt en vervolgens de informatie. Een cateraar kan bijvoorbeeld een factuur voor cupcakes maken met deze informatie:
Factuurnummer: 4252015-1 Besteld artikel: Cupcakes Prijs per eenheid: $ 2,50 Totaal aantal eenheden: 144 Totale prijs: $ 360 Belasting (tegen 7%): $ 25,20 Totaal verschuldigd: $ 385,20
