Het schrijven van een factuur voor gewerkte uren of een specifieke dienst die aan een ander bedrijf of individu wordt verleend, vereist een iets andere aanpak dan die voor het verkopen van een tastbaar product. In plaats van het verzamelen van een gevestigde detailhandels- of groothandelsprijs, factureert u ofwel voor gewerkte uren tegen een afgesproken tarief, of een specifieke service uitgevoerd tegen een afgesproken prijs. Facturering voor geleverde services vereist aandacht voor detail.
Communiceer met uw klanten wanneer en hoe u ze gaat factureren voor uw werk. Als u vooraf een deel factureert voordat u een project start, moet u uw klanten informeren. Als u werk in uitvoering factureert in plaats van te wachten tot de voltooiing van het contract, zorg er dan voor dat uw klant het eens is. Veel kleine bedrijven factureren elektronisch. Laat uw klanten weten dat ze facturen per e-mail ontvangen, zodat ze deze niet per ongeluk verwijderen.
Houd goede records bij. Compileer de records van data en gewerkte uren en de aard van de verleende diensten. Controleer uw projectovereenkomst of servicecontract om uw geheugen over de specifieke voorwaarden te vernieuwen. Controleer de naam en het adres. Voeg het referentienummer van de klantfactuur toe, als er een is.Voeg uw eigen bestandsreferentienummer toe, indien van toepassing.
Gebruik een eenvoudig formaat. Dit maakt het factureringsproces efficiënter. U kunt ook een softwareprogramma gebruiken om uw factuurindeling te standaardiseren. Uw factuur moet velden bevatten voor factuurreferentienummers, factuurdatum, bedrijfsnaam en adres en de naam van de contractant aan wie de factuur wordt verzonden. Laat voldoende ruimte vrij om de verleende diensten samen met toepasselijke project- of productcodes te specificeren.
Geef het factuurbedrag op. De uren kunnen zijn de werkelijke uren van de dienst die u hebt verstrekt tegen een overeengekomen uurtarief, of de specifieke diensten die u hebt verstrekt voor het factuurbedrag. Als u bijvoorbeeld een veranda bouwt, hebt u mogelijk het plan opgesteld, het hout geselecteerd en de basis gelegd voor het frame gedurende één factureringsperiode. U kunt de activiteiten vermelden en één forfaitair factuurbedrag opgeven. Of u kunt elke activiteit afzonderlijk vermelden, de gewerkte uren voor elke activiteit aangeven en vervolgens het factuurbedrag berekenen door de gewerkte uren en het uurtarief te vermenigvuldigen.
Voeg indien nodig ondersteunende documenten toe. Als u bijvoorbeeld koerierservices of duplicatieservices moet gebruiken om de taken te voltooien, voegt u kopieën van de kassabonnen bij.
